Акт сдачи журнала пку в архив

Предметно-количественный учет


В соответствии со ст. 58.1 Федерального закона №61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», контроль за соблюдением правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств, включенных в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах, а также за соблюдением правил ведения и хранения специальных журналов возлагается на уполномоченные федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов РФ, осуществляющие лицензирование производства лекарственных средств, фармацевтической деятельности и медицинской деятельности, и осуществляется в рамках лицензионного контроля. В соответствии с п.5 Постановления Правительства РФ №291

«О лицензировании медицинской деятельности (за исключением указанной деятельности, осуществляемой медицинскими организациями и другими организациями, входящими в частную систему здравоохранения, на территории инновационного центра «Сколково»

)», лицензионными требованиями, предъявляемыми к лицензиату при осуществлении им медицинской деятельности, являются требования, предъявляемые к соискателю лицензии, а также соблюдение правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств, включенных в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, и правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств.

Согласно п. 5 Постановления Правительства РФ №1081 «О лицензировании фармацевтической деятельности», лицензиат для осуществления фармацевтической деятельности должен соответствовать следующим лицензионным требованиям: в) соблюдение лицензиатом, осуществляющим оптовую торговлю лекарственными средствами: — правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств, включенных в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств; г) соблюдение лицензиатом, осуществляющим розничную торговлю лекарственными препаратами (аптечными организациями, индивидуальными предпринимателями, имеющими лицензию на осуществление фармацевтической деятельности): — правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств, включенных в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств. Также хотелось бы обратить внимание на Приказ Росздравнадзора №9438

«Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и ее территориальными органами при проведении плановых проверок при осуществлении федерального государственного надзора в сфере обращения лекарственных средств»

(в случае если плановая проверка в отношении аптечной организации будет проводиться не в рамках лицензионного контроля, а в рамках федерального государственного надзора), в котором имеются следующие контрольные вопросы, касающиеся предметно-количественного учета: — по хранению: 2. Имеется ли в наличии документация системы качества на бумажных и (или) электронных носителях: — журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, включенных в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (при наличии)?

24. Имеются ли шкафы металлические или деревянные для хранения лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету? 25. Имеется ли пломбир для опечатывания в конце рабочего дня шкафов металлических или деревянных (или помещений) для хранения лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету? — по отпуску: 6. Отпускаются ли лекарственные препараты, включенные в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, при предъявлении рецептов, выписанных на рецептурных бланках формы N 148-1/у-88?

26. Остаются и хранятся ли у субъекта обращения лекарственных средств рецепты (с отметкой «Лекарственный препарат отпущен») на лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету, — в течение трех лет?

33. Отпуск лекарственных препаратов, подлежащих предметно-количественному учету, осуществляется ли фармацевтическими работниками, занимающими должности, включенные в Перечень должностей? 37. Осуществляется ли отпуск по отдельным требованиям-накладным лекарственных препаратов, подлежащих предметно-количественному учету? 39. Осуществляется ли хранение требований-накладных, по которым отпущены лекарственные препараты на лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету, — в течение трех лет?

Нормативная документация по статье

Сдача документов в архив

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов.

С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов.

Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место.

Для этого требуется установленный заранее порядок.

Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

  1. Для временного хранения.
  2. Не подлежащие хранению.
  3. Для постоянного хранения.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно. Содержание статьи: Процесс происходит в несколько этапов:

  1. Подготовка и оформление.
  2. Экспертиза и отбор документов.
  3. Передача в архив.
  4. Составление описей.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности.

Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно.

В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации.

Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению.

Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии.

Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению.

Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами.

Электронное обычно сопровождается удалением данных. Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами.

Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени. При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму. Теперь подробнее про обложку дел.

В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы.

В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку. Здесь также подразумевается двойное ведение.

Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год. Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

  1. Для дел временного хранения за тот же период — в 2-х.
  2. Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
  3. Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы.

Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля.

В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

  1. Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
  2. Определение законченности сводной описи.
  3. Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
  4. Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.

Рассмотрим подробнее каждый аспект. Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены.

Подобные акты также не требуют и особого оформления.

Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала.

Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться. Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации.

Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

  1. Постоянные — №1.
  2. Временные — №2.
  3. Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде. Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации.

Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм.

Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии.

Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения. Остались вопросы? Понравилась статья?

Поделитесь с друзьями! Заказать помощь специалиста 1С Заказать звонок

Архив лаборатории. Процедура. Архивное дело

Теория и практика, приобретение практических навыков решения актуальных аналитических задач.

Пройдите повышение квалификации по одному из самых востребованных курсов. Вы узнаете обо всех . Создайте свой видеоканал на платформе LINCO. Делитесь ценной информацией и увеличивайте свою аудиторию подписчиков. Открытая разработка документов | LINCO Open Source Организация архивного дела. Процедура Версия 1. 22.04.2021 Организация архивного дела.

Процедура Версия 1. 22.04.2021 Организация архивного дела. Процедура Содержание 1. Назначение и область применения 1.1. Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории.

1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории. 1.3. Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения, упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества. 2. Нормативные ссылки 2.1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 2.2.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»; 2.3.

«Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»

; 2.4.

ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества.

Требования»; 3. Определения Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием. Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

4. Сокращения и обозначения ИЛ – испытательная лаборатория 5.

Процедура 5.1. Общие положения 5.1.1. Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе. 5.1.2. В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением руководителя ИЛ.

5.1.3. В лаборатории определено место хранения архивных документов.

Доступ к архивным документам ограничен. Архивные документы хранятся в шкафах с замком.

Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за организацию архивного дела и у руководителя ИЛ. 5.1.4. В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается с содержимым архивной папки.

Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве. 5.1.5. Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом настоящей процедуры.

5.1.6. Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала установлена Альбомом форм записей.

5.1.7. , , хранятся в папке «Архивное дело».

5.1.8. Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность. 5.1.9. Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены 5.2.

Порядок сдачи документов в архив 5.2.1.

Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем месте, определенному Номенклатурой дел. 5.2.2. Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года. Передача документов лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании Распоряжения руководителя ИЛ.

5.2.3. Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ. В процессе подготовки документов к сдаче в архив они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел).

5.2.4. Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц, шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала.

5.2.5. Ответственный за организацию архивного дела принимает документы. Документы должны быть сформированы в Дела в соответствии с процедурой «».

5.2.6. Ответственный за организацию архивного дела составляет . 5.2.7. Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в шкафах с ограниченным доступом. 5.2.8. Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала учета архивных документов.

5.3. Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ 5.3.1.

По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ. 5.3.2. Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с установленными правилами Общества. 5.3.3. Уничтожение документов производится способом, обеспечивающим невозможность дальнейшего восстановления документа.

При уничтожении документов составляется . 5.4. Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив 5.4.1. Требования к подготовке документов на бумажном носителе:

  1. Документы могут быть прошиты в объеме не более 250 листов в хронологическом порядке. Документ с наименьшим порядковым номером должен быть расположен вверху стопки.
  2. Документы одной формы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью в соответствии с правилами, установленными в документированной процедуре «».
  3. Рабочие журналы должны быть оформлены в соответствии с процедурой «».

5.5.

Выдача документов из архива 5.5.1. Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов.

Выдачу документов осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ.

5.5.2. Представителям сторонних организаций из архива выдаются по письменному обращению на имя руководителя Общества. Решение о выдаче или отказе в выдаче принимается директором совместно с руководителем ИЛ. Решение фиксируется на обращении формулировкой: «выдать в полном объеме», «отказать», «выдать в части…» ставится подпись и дата.

Обращение передается ответственному за организацию архивного дела. 5.5.3. При необходимости на копии документа указывается «Копия верна», дата и подпись ответственного за ведение архива.

5.5.4. При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале «Учета архивных документов». 6. Ответственность 6.1. Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:

  1. хранение архивных дел;
  2. оформление архивных дел;
  3. оформление Актов сдачи и Актов о выделении к уничтожению документов временного срока хранения;
  4. ведение журнала учета архивных дел;
  5. сдача и уничтожение документов из архива.

6.2.

Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.

6.3. Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив.

6.4. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству. Работает с интеллектом платформы Работает с интеллектом платформы

  • Как ведётся учёт дел, переданных на архивное хранение???

    Последнее сообщение: 18 июня 2021 в 13:31

  • Возможно Вас заинтересует Возможно Вас заинтересует Поделиться своими материалами

    1. Техническая поддержка
    2. © 2021 — 2021 LINCO

      Онлайн-консультация Провизор24, 16.12.2019

      Статья представляет собой ответы на вопросы, возникавшие у слушателей (провизоров и фармацевтов) нашего сертификационного центра в процессе прохождения курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Большая часть вопросов касалась предметно-количественного учета, в том числе оборота наркотических средств и психотропных веществ. Рассмотрим все поступившие вопросы подробнее. 1. Вопрос по хранению документов. В приказе МЗ РФ от 12.02.2007г. №110 указано, что в ЛПУ требования-накладные на НС и ПВ должны храниться 10 лет. Получается, дольше чем журналы учета? (по постановлению Правительства РФ от 04.11.2006г. №644 — 5 лет). Будет ли нарушением хранить журналы тоже 10 лет? 2. Согласно приказу 403н рецепты на НС и ПВ хранятся в аптеке 5 лет. О сроке хранения требований-накладных нет речи. Их срок хранения остаётся 10 лет? Ответ. В соответствии с постановлением Правительства РФ №644, журнал учета хранится в течение 5 лет (столько же хранятся первичные документы, (подтверждающие приходные и расходные операции), к которым относятся рецепты и требования-накладные). Согласно приказу №403н, требования-накладные у субъекта розничной торговли (НЕ больничной аптеки) должны храниться так же 5 лет. Однако, в соответствии с приказом МЗ РФ №110, требования-накладные хранятся 10 лет. Исходя из иерархии нормативных документов, основным является постановление Правительства РФ №644, поэтому ориентироваться нужно в первую очередь на него (т.е. для субъекта розничной торговли срок хранения требований-накладных составляет 5 лет). Приказ МЗ РФ №110 распространяется на аптеки ЛПУ, поэтому срок хранения требований-накладных в больничных аптеках должен составлять 10 лет. Но обращаем ваше внимание, что при проверке хранение требований-накладных не 10, а 5 лет в этом случае не будет являться грубым нарушением. Поэтому в целом можно подвести итог: срок хранения требований-накладных и в розничной аптечной организации и в больничной аптеке составляет 5 лет (согласно постановлению Правительства №644). 3. Сколько хранится журнал ПКУ и как? Ответ. Согласно приказу МЗ РФ №378н журнал ПКУ хранится в архиве, но конкретные сроки хранения не указаны. В данной ситуации правильным будет обратиться к приказу МЗ РФ №403н, в котором указано сколько должны храниться рецепты на лекарственные препараты, подлежащие ПКУ, и исходя из этого ориентироваться на внутренний приказ, в котором прописаны сроки хранения журнала ПКУ. Обратите внимание, этот вопрос не касается наркотических средств и психотропных веществ, которые также относятся к перечню препаратов, подлежащих ПКУ, но учет их ведется в соответствии с постановлением Правительства РФ №644. 4. Вопрос по регистрации операций ЛП, находящихся на ПКУ, а именно спирт этиловый. Недавно проходила проверка, сделали замечание, что в одном отделении ЛПУ журнал без твёрдой обложки. Журнал, напечатанный на листах А4 по форме согласно приказу № 378н, прошит, пронумерован, скреплён печатью и подписью руководителя организации. Разве обязательно требование твёрдой обложки? Нумеровать журнал необходимо постранично или по листам? Или и тот и другой вариант имеет место быть? Ответ. Требование твердой обложки не является обязательным (вероятнее всего это было просто замечание/пожелание проверяющих, а не нарушение, повлекшее за собой административное наказание). Что касается нумерации: в п. 4 приказа МЗ РФ №378н, касающемся ведения журнала на бумажном носителе, никакой информации о том, что именно должно быть пронумеровано (листы или страницы) нет. Но уже в п. 5 приказа МЗ РФ №378н, касающемся электронного журнала, говорится, что листы должны быть пронумерованы. Таким образом, проверяющие могут сослаться на п. 5 данного приказа и требовать нумерации печатного журнала по листам. Но обращаем внимание, что нумерация постранично в данном случае не будет являться грубым нарушением, так как четкой информации по этому вопросу в приказе МЗ РФ №378н нет. Напоминаем, что вестись журнал учета и наркотических средств и психотропных веществ и прекурсоров должен на отдельном развороте, а не постранично. 5. Как на сегодняшний день регулируются вопросы выписывания требований-накладных на наркотические средства и психотропные вещества в условиях больничных аптек? Ответ. С точки зрения больничных аптек в данной ситуации необходимо ориентироваться на приказ МЗ РФ №110, в котором прописана инструкция по работе с требованиями-накладными. 6. При отпуске сильнодействующих препаратов, в частности Тропикамида и Прегабалина, по рецепту, надо ли выписывать сигнатуру? Если да, по какому приказу? Ответ. Тропикамид и Прегабалин с 1 декабря 2021 года согласно постановлению Правительства РФ №667 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ №964» вошли в список сильнодействующих веществ, в то время как выписывание сигнатуры относится к наркотическим средствам и психотропным вещества (к которым Тропикамид и Прегабалин не относятся). Соответственно, сигнатура в данной ситуации не нужна. 7. На каком рецептурном бланке оформляются комбинированные капли с Тропикамидом? Ответ. Тропикамид в составе с другим фармакологически активным компонентом не относится к сильнодействующим веществам, не попадает под предметно-количественный учет и отпускается на рецептурном бланке формы №107-1/у. 8. В аптеке происходит смена заведующих. Как правильно новой заведующей оформить тот факт, что отсутствуют рецепты на отпущенный при предыдущей заведующей Пенталгин-Н (10 упаковок)? Ответ. В данной ситуации можно составить акт по данному факту в рамках внутреннего аудита, чтобы был документ, подтверждающий, что указанное нарушение вы выявили сами. В любом случае факт отпуска Пенталгина-Н без рецепта при проверке расценивается как нарушение, но протокол будет составлен в отношении юридического лица, а не конкретной заведующей. 9. Не находите ли Вы, что имеется противоречие: п. 4.4. инструкции по применению приборов ВИТ, в местах, где нет вибраций, источников тепла и холода и приказ 646н: п. 21 — в помещениях и (или) зонах должны поддерживаться температурные режимы хранения и влажность, соответствующие условиям хранения, указанным в нормативной документации. Мы же должны установить прибор в заведомо спокойном месте. Ответ. Согласно п.21 приказа МЗ РФ №646н, в помещениях и (или) зонах должны поддерживаться температурные режимы хранения и влажность, соответствующие условиям хранения, указанным в нормативной документации. Но ни в каком нормативном документе не указана марка гигрометра/психрометра (ВИТ или какой-то другой), поэтому проводить сравнение инструкции к прибору марки ВИТ и приказа МЗ РФ №646н в данном случае не совсем корректно. 10. В 2017 г. у нас в ЛПУ ФОМС при плановой проверке закрыл изготовление лекарственных форм, так как посчитали, что изготовление в ЛПУ — это оказание услуг, а так как мы являемся бюджетной организацией, такого не должно быть, и из статуса аптеки нас перевели в отдел лекарственного обеспечения. Когда мы попытались получить новую лицензию на фармацевтическую деятельность на отдел лекарственного обеспечения, (до этого у нас была лицензия на аптеку с правом изготовления лекарственных форм), нам в Лицензионном отделе отказали, объяснив это наличием лицензии на медицинскую деятельность. Скажите, они правы? Ответ. С точки зрения лицензирования, получить лицензию на отдел (лекарственного обеспечения) нельзя, так как к видам аптечных организаций отдел не относится (это либо аптека, аптечный пункт либо аптечный киоск). Возникает вопрос, каким образом ФОМС мог закрыть изготовление лекарственных форм (ЛФ), если он не имеет отношения к прекращению действия или аннулированию лицензии? Ситуация немного не понятна. Возможен такой вариант: по результатам проверки и принятию решения ФОМС о прекращении изготовления ЛФ вы самостоятельно обратились в лицензирующий орган с заявлением о прекращении фармацевтической деятельности, а потом приняли решение заново лицензироваться. В этой ситуации, как говорили выше, получать лицензию нужно на аптеку, а не на отдел. Если же ФОМС просто принял решение о прекращении деятельности, и вы закрыли изготовление ЛФ, но лицензия осталась у вас, то в дальнейшем вы можете продолжать данную деятельность. Если же ранее вы не занимались изготовлением, а сейчас решили начать, необходимо получить лицензию на аптеку с правом изготовления. В любом случае нормативная документация нигде не прописывает препятствия для того, чтобы аптека медицинской организации не имела право осуществлять изготовление ЛФ. 11. Как хранить лекарственные препараты в сухом месте в торговом зале. Поглощает ли влагу стеклянный флакон? (реополиглюкин 10% 200мл хранить в сухом месте). Ответ. С точки зрения проверяющего органа, если в инструкции указано, что хранить реополиглюкин необходимо в сухом месте, нужно руководствоваться определением сухого места, данным в государственной фармакопее. То же самое касается хранения в сухом месте всех остальных лекарственных препаратов. 12. Сколько по времени хранится журнал учета прекурсоров, подлежит ли уничтожению, регламентирована ли форма акта? И интересуют сроки хранения актов на уничтожение требований-накладных и журналов учета. Ответ. В отличие от журнала учета наркотических средств и психотропных веществ, журнал учета прекурсоров хранится в течение 10 лет. Такая норма прописана в Федеральном Законе №3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществ». Что касается уничтожения журнала и формы акта, сроков хранения актов на уничтожение требований-накладных и журналов учета, такие требования не регламентированы никаким нормативным документом, поэтому можно утвердить их вашим внутренним нормативным документом.

      Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

      37742 Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

      1. Онлайн просмотр
      2. Бланк и образец
      3. Бесплатная загрузка
      4. Проверено экспертом
    3. ФАЙЛЫ Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации.

      Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.

      Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения. Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов. Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

      Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения. Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.

      После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

      Существуют общепринятые способы уничтожения документов.

      Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).

      Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п.

      параметры. Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков. Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии.

      Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

      1. Отдельно вписывается состав комиссии.
      2. Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
      3. Вначале документа указывается название организации.
      4. В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
      5. В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

      Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг). Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
      • В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
      • В основную часть акта вписывают
        • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
        • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
        • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;

      После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

      Акт приема-передачи дел на архивное хранение

      3554 Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки.

      Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы.

      Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение.

      1. Онлайн просмотр
      2. Бесплатная загрузка
      3. Проверено экспертом
      4. Бланк и образец

      ФАЙЛЫ Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании.

      Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.

      Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями.

      Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них. Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи. Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично.

      Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.

      К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

      Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

      Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды.

      В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры №526. В бланк необходимо внести следующие сведения:

      1. Номер акта, дату и место его составления.
        • Номер акта, дату и место его составления.
        • Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.д.
        • Название передаваемого фонда.
      2. Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.д.
      3. Название передаваемого фонда.
      1. За какие годы сдаются бумаги.
      2. ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции.
      3. Номер фонда в госархиве.
      4. Опись документов.

        Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание (в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием).

      5. Полное наименование организации, сдающей бумаги в архив.
      6. Полное наименование архива.
      7. Количество принятых на хранение единиц (указывают прописью).

      После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа.