Аудит кдп в торговом предприятии с чего начать

Аудит кдп в торговом предприятии с чего начать

Аудит кадрового делопроизводства


Автор статьи victoryananina 2 минуты на чтение 427 просмотров Содержание Каждая организация обязана вести у себя кадровый учет. Это подразумевает составление и ведение большого количества документов, которые должны быть в идеальном состоянии. Тогда компания может не опасаться тех рисков, которые могут возникнуть в результате нарушения трудового законодательства. За подобные нарушения компаниям могут грозить проверки на государственном уровне, штрафные санкции, приостановление деятельности и дисквалификация.

Кроме того, таким компаниям возможно не удастся избежать споров со своими работниками, которые в конечном итоге могут дойти до судебных разбирательств. Однако, далеко не каждый работодатель уделяет ведению кадрового делопроизводства должное внимание, а это приводит к беспорядку в кадровых документах. Выявлению ошибок в порядке ведения учета, а также приведению в порядок всех кадровых документов способствует аудит кадрового делопроизводства.

представляет собой процедуру по проведению оценки кадрового учета, включающую в себя проверку на наличие обязательных кадровых документов, а также проведение ее экспертизы на предмет соответствия трудовому законодательству (Читайте также статью ⇒ ). Важно! Основной целью подобного аудита является сведение к минимуму риски обложения штрафными санкциями, связанными с проведением проверок, а также рисков возникновения жалоб и разбирательств со стороны работников. Проводится кадровый аудит в определенных случаях, в том числе если:

  1. произошли изменения законодательства.
  2. происходит смена руководства;
  3. предстоит государственная проверка;
  4. меняется специалист по кадрам;
  5. возникает угроза проверки (например, работник подал на работодателя жалобу, в связи с несвоевременной выплатой зарплаты, либо при незаконном увольнении);

Провести кадровый аудит компания может как самостоятельно, так и обратиться к сторонней организации.

В случае последнего нужно будет найти компанию, специализирующуюся на проведении кадрового аудита. Специалисты данной компании проведут проверку и составят по ее итогам отчет, в котором будут указаны допущенные нарушения и ошибки, а также рекомендацию по устранению.

Если компания не располагает лишними средствами на оплату услуг аудиторских компаний, то проверку можно провести и своими силами. Для этого руководитель компании должен будет издать приказ о проведении аудита, в котором будут прописаны:

  1. сроки проведения аудита;
  2. цели проверки;
  3. перечень лиц, которые будут ответственны за проведение аудита кадрового делопроизводства.

Далее руководитель компании определяется с этапами проведения проверки.

Как правило, аудит включает в себя следующие этапы:

  • Составление заключения и отчета.
  • Подготовка документов для проведения аудита, проверка их наличия.
  • Непосредственная экспертиза документов на соответствие трудовому законодательству.

Каждый из указанных этапов теперь рассмотрим более подробно. Каждый работодатель несет ответственность за то, что у него нет каких-либо кадровых документов, являющихся в соответствии с законодательством обязательными.

Поэтому на первом этапе определяется перечень обязательных документов, а затем проверяется наличие этих документов компании. Условно все обязательные документы делятся на две категории:

  • Те, что должны быть в каждой компании, независимо от вида деятельности и организационно-правовой формы.
  • Документы, которые обязательными становятся в следствие определенных условий.

Помимо этого, работодатели вправе утверждать и иные локальные нормативные документы, обязательное наличие которых не прописано в трудовом законодательстве. Однако эти документы могут помогать компании в процессе работы.

Речь идет о таких документах, как положение от отделах, положение о персонале и др. Важно! После подготовки документов проводится их сверка, то есть проверяется, какие документы в компании есть, а какие потребуется разработать. Вторым этапом проверки является проведение экспертизы.После подготовки необходимых документов и проверки их наличия проверить нужно будет правильность оформления документов на соответствие требованиям законодательства.

При проверке локальных нормативных актов следует обратить внимание на то, что они не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с условиями, предусмотренными трудовым законодательством.

Кроме того, с такими документами все работники должны быть ознакомлены под подпись, а это означает, что необходимо проверить наличие всех необходимых подписей. Важно! Обязанностью работодателя является получение от каждого сотрудника письменного согласия на обработку персональных данных. Поэтому необходимо буде проверить их наличие.

При проверке графика отпусков следует учесть, что в нем должны отмечаться не только отпуска по плану, но и перенос времени отпуска и фактические отпуска. Также следует помнить, что о начале отпуска работодатель должен известить сотрудника за 2 недели, направив ему письменное уведомление.

Штатное расписание должно быть актуальным и утверждено приказом.

На все изменения, которые вносятся в штатку также должны быть оформлены приказы. Табель учета рабочего времени составляется по каждому месяцу и в нем должны указываться сведения по всем работникам, включая из отпуска, прогулы и больничные.

При проверке распорядительных документов следует помнить, что приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания для документов использует самостоятельно разработанные формы, то они должны утверждаться приказом директора. Проверяя трудовые книжки, проверить также следует наличие приказа о назначении ответственного за из ведение.

Трудовые книжки подлежат регистрации в Книге учета движения трудовых книжек. В самих трудовых должны быт внесены все записи, а если есть вкладыши, то они должны быть подшиты. Трудовые договора работодатель обязан заключать с каждым работником, а содержание этого документа должно соответствовать требованиям .

В личных карточках работника должна содержаться только актуальная информация. Кадровые журналы компании в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью руководителя.

По итогам проведенной проверки лица, назначенные ответственными за проведение аудита, должны подготовить отчет.В данном отчете указываются ошибки и нарушения в кадровом учете, выявленные при проверке, а также указываются меры по их устранению. Аудиторский отчет состоит из двух частей. В первой указываются итоги проверки обязательных документов (в том числе, локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, графиков отпусков и штатки и др.

документов общего плана). А во второй части описываются результаты аудита по документам каждого отдельного сотрудника (в том числе его трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка и пр.).

Также указывается перечень документов, которых в компании нет, но в соответствии с законодательством они должны быть (Читайте также статью ⇒ ).

– является одним из тех инструментов, которые позволяют снизить риски, связанные с нарушениями в ведении учета.

Руководители компаний часто отказываются от данной процедуры, так как считают, что обращение к специалистам является довольно дорогостоящим.

Однако, проведение аудита возможно и своими силами. Это позволит не только сэкономить на услугах эксперта, но и выявить собственные пробелы в данном вопросе и если они есть, то устранить их.
Поделитесь статьей

(нет голосов, будьте первым)

Загрузка.

Рекомендуем похожие статьи Горячее Запишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников 29 авторских уроков Поле не заполненоПолучить сейчас! Более 45 000 подписчиков Полезно знать Электронная трудовая: что делать, если совместитель выбрал электронный вариант трудовой книжки, практические советы.

Наши книги

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Вы здесь Опубликовано 2012-06-12 22:11 пользователем Valeratal «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2012, N 5 КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Кадровое делопроизводство», 2012, N 5 КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения. Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф.

А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации. С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы. Кроме того, целями аудита могут являться: — возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному; — сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства; — обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства; — повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда; — ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т.

д. Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям.

Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков. Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя.

Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

(ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред.

от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

(далее — Постановление N 69). Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов ┌─── │ ┌──────────────────────┐ │ │ Составление плана по │ ───┘ │исправлению выявленных│ │ нарушений │ ┌─── └──────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌──────────────────────┐ │ │ Составление отчета о │ ───┘ │ текущем состоянии │ │ кадровой документации│ ┌─── └──────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌──────────────────────────┐ │ │ Определение состава │ ───┘ │текущей документации и его│ │ юридической грамотности │ ┌─── └──────────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌────────────────────────┐ ───┘ │ Определение сроков │ └────────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┌────────────────────────┐ │ Определение цели │ └────────────────────────┘ Рис.

1 Таблица 1 Кадровые документы, ведение которых обязательно Наименование документа Комментарии Ссылка на нормативный акт Трудовые книжки На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные — не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664 ТК РФ, ст. 66 Трудовые договоры Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.

664 ТК РФ, ст. 66 Трудовые договоры Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.

д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657 ТК РФ, ст. 67 Штатное расписание Утверждается приказом по основной деятельности.

Изменения вносятся также при помощи таких приказов.

С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71 ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3 Приказы по основной деятельности С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. «а» ст. 19 Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3 Приказы по личному составу(прием, перевод, увольнение) Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п.

«б» ст. 19 Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62 Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 656 ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122 Правила внутреннего трудового распорядка Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст.

190 ТК РФ. Сосроком хранения 1 год после замены новымисогласно Перечню, ст. 773 ТК РФ, ст. 189 Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов.

Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст.

655 ТК РФ, п. 8ст. 86 График отпусков Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения — 1 год согласно Перечню, ст.

693 Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст.

123 Приказы по отпускам Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п.

«б» ст. 19 Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а Личные карточкиработников Т-2 На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы.

Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст.

658 Альбом N 1, форма Т-2 Табель учета рабочего времени Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 586 Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст.

ст. 91, 99 Положение об оплате труда (опремировании, онадбавках, о вознаграждении за год) Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст. 411 ТК РФ, ст. 135 Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов.

В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива. Таблица 2 Кадровые журналы, ведение которых обязательно Наименование журнала Комментарии Ссылка на нормативный акт Книга учетадвижения трудовых книжеки вкладышей к ним Должны быть пронумерованы, прошнурованы искреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «в» ст. 695 Постановление N 225, п.

п. 40 — 41. ПостановлениеN 69 Приходно — расходная книгапо учету бланков трудовых книжеки вкладышей к ним Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «д» ст. 695 Постановление N 225, п.

п. 40 — 41. ПостановлениеN 69 Журнал учета проверок Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Сосроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст.

176 Закон N 294-ФЗ,п. 8 ст. 16 Локальные нормативные акты Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов: 1.

Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). 2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст.

135 ТК РФ). 3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ). 4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). 5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл.

14 ТК РФ). Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности.

Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др. Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст.
С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст.

57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция.

Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства. Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

Содержание отчета по аудиту кадровой документации в компании Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3). Таблица 3 Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них ┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐ │ N │ Нарушение │ Что нарушили │ Оценка рисков при продолжении │ │п/п│ │ │ данного нарушения │ ├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 1 │Выплата │ТК РФ, │Со стороны государственных органов │ │ │заработной платы │ст.

ст. 136, │либо в процессе трудового конфликта│ │ │один раз в месяц │236 │работодателю будет предъявлено │ │ │без выплаты │ │обязательное требование выплатить │ │ │компенсации │ │компенсацию за задержку заработной │ │ │согласно ст. 236 │ │платы всем работникам с 2002 г. (с │ │ │ТК РФ │ │момента вступления в действие ТК │ │ │ │ │РФ).

При этом за задержку выплат │ │ │ │ │более 2 месяцев предусмотрена │ │ │ │ │ответственность вплоть до уголовной│ ├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 2 │Внутренние │ТК РФ, │Согласно ст. 8 ТК РФ локальные │ │ │локальные │ст. ст. 136, │нормативные акты, принятые без │ │ │нормативные акты │135, 190 │соблюдения установленного ст.

372 │ │ │утверждены с │ │настоящего Кодекса порядка, учета │ │ │нарушением │ │мнения представительного органа │ │ │установленной в │ │работников, не подлежат применению.│ │ │трудовом │ │То есть применяемые локальные │ │ │законодательстве │ │нормативные акты являются │ │ │процедуры, т. е. │ │недействительными, что лишает │ │ │без учета мнения │ │работодателя возможности применять │ │ │представительного│ │их │ │ │органа │ │ │ └───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘ Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4 Нарушения в оформлении документов N п/п Документ и описание выявленных нарушений Ссылка на нормативный акт, которыйнарушен работодателем Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя Рекомендации по исправлению 1 2 3 4 5 1 Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления В сведения о поощрении внесеназапись о трудовойдеятельности ПостановлениеN 69, п. 3.1и бланк трудовой книжки 1.

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Записи, внесенныев раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж.

Присудебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение Исправить, оформиввкладыш в трудовуюкнижку и перенеся в него записи, ошибочно внесенныев данный раздел 2 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Журнал оформлен снарушением установленных требований (не пронумерован и нескреплен сургучной печатьюили не опломбирован) ПостановлениеN 225, п.

41 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 3. Журнал, не оформленный соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедурыприема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику.

4. Возможны проблемыпри передаче журналав архив Оформить в соответствии с требованиями законодательства 3 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее 4 Личные карточки работников Т-2 Карточки Т-2хранятся вместе скопиями личных документов сотрудников (данные документыимеют разный срокхранения) Перечень 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от200 тыс. до 300 тыс. руб. — ст. 13.25 КоАП РФ.

2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 3. Возможно возникновение проблем при сдаче документов в архив Разделить документы по срокам хранения 5 Приказы по личному составу 6 Приказы о приеме на работу 7 Приказы о прекращении трудового договора с работником В основании — расторжении не указывается частьстатьи ТК РФ Альбом N 1. ТК РФ, ст. 84.1 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок.

3. Запись, внесеннаяна основании приказав трудовую книжку, не соответствует формально тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не впользу работодателя Указывать в дальнейшем 8 Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания Используется не установленный ТКРФ вид дисциплинарного взыскания в виде штрафа ТК РФ, ст.

192 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок.

3. Снятие данного дисциплинарного взыскания в связи с его незаконностью Пересмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании 9 Приказы о переводе 10 Приказы по основной деятельности 11 Приказы на отпуск Выдача работнику денежной компенсации за неиспользованный отпуск ТК РФ, ст. 126 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Претензии со стороны налоговых органов об обоснованности данных расходов Не повторять в дальнейшем 12 График отпусков 13 Нарушения оформления отпусков Работнику не вручается уведомление о начале отпуска задве недели ТК РФ, ст. 125 Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ Не повторять в дальнейшем 14 Штатное расписание и документы по оплате труда В штатном расписании установлена «вилка» окладов ТК РФ, ст. ст. 3, 20, 22, 132, принцип равной платы за труд равной ценности 1.

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок.

3. В случае конфликта или инспекционной проверки установление требования доплатитьработникам, которые были дискриминированы, согласно требованиямтрудового законодательства за все время данного нарушения с учетом требований ст.

236ТК РФ Устранить данное нарушение, разработав дифференцированнуюсистему оплаты труда, например разработав системунадбавок для дополнительной оплаты сотрудникам, которые имеют дополнительные качества и заслугиперед работодателем 15 Приказы на сверхурочные работы Привлечение работников к работе сверхурочно без достаточных к тому оснований и не оформляя приказ и письменное согласие работника ТК РФ, ст.

99 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. В случае несчастного случая возможна даже уголовная ответственность за нарушение режима труда и отдыха сотрудника Не повторять в дальнейшем 16 Табель учета рабочего времени 17 График сменности (график работы) Графики сменностиутверждаются менее чем за 1 месяц до вступления в силу ТК РФ, ст.

103 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 3. Работник может несогласиться с соблюдением графика при нарушении срока уведомления Исправить нарушение 18 Путевые листы 19 Правила внутреннего трудового распорядка (оформление) 20 Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним (содержание) При приеме на работу требуется набор документов,не установленный законодательством(требование наличия диплома устанавливается не для всех категорий работников) ТК РФ, ст. 65 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок Устранить нарушение, рекомендуется скорректировать формулировку и указать не «обязан», а «желательно», «(пожеланию работника)» предоставление данных документов Не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день ТК РФ, ст. 101 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст.

5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок Необходимо добавить перечень должностей, которым устанавливается ненормированный рабочий день 21 Положение об оплате труда и премировании работников Положения нет, нопри этом производится выплата премии ТК РФ, ст. 135 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок. 3. Возможно обвинение в дискриминации, т.

к. критерии премирования не зафиксированы ни в локальных актах, ни в приказах Устранить данное нарушение 22 Положение по защите персональных данных (или другой документ, аналогичный по смыслу) 23 Трудовой договор (оформление) 24 Трудовой договор (содержание) Отсутствие в трудовых договорах обязательных условий согласно ст. 57 ТК РФ ТК РФ, ст. 57 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс.

до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срокдо 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок Рекомендуется скорректировать согласно трудовомузаконодательству 25 Журналы регистрации других кадровых документов Нет журнала учетамероприятий по контролю, которыйдолжен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица Закон N 294-ФЗ, ст. 16, п. 8 1. Обязательное требование исправитьданное нарушение в установленный срок.

2. Работодателю данный журнал необходим для подтверждения факта проводимой проверки Оформить Другие нарушения При приеме на работу на руководящие позиции не проводится проверка на дисквалификацию КоАП РФ, п. 2ст. 32.11 1. Административный штраф — 100 тыс. руб. 2. Признание недействительными документов, которые подписывало дисквалифицированноелицо Проводить обязательно Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение.

Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел. После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 — 3 года, чаще — при наличии внешних обстоятельств, а именно: — при смене руководителя отдела кадров; — в преддверии проверки ГИТ; — при смене руководства организации и т.

д. Примерный образец Руководителю ООО «Синхрон» А.

А. Карпееву ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о состоянии кадровой документации С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О. Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации.

В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия). Таблица сверки документов Документы полностью соответствуют действующему законодательству Документы нуждаются в доработке (внесении изменений, дополнений) Документы отсутствуют (необходимо указать срокисоздания документов, их утверждения и ввода) В связи с изложенным вношу следующие предложения.

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии.

Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т.

д. Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании. В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом.

Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать. Библиографический список 1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб.

ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с. 2. Орловский Ю.

П., Кузнецов Д. Л., Белицкая И.

Я., Корякина Ю. С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю. П. Орловский. М.: Юридическая фирма «Контракт», 2008.

239 с. 3. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика.

3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с. А. Рогожина Эксперт в области управления персоналом, руководитель группы проектирования и сопровождения организационных изменений ОАО «БИНБАНК», член Национального союза кадровиков Подписано в печать 11.04.2012 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как провести аудит отдела продаж: алгоритм и чек‑лист для проверки

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

30 марта 2021 С помощью перманентного аудита отдела продаж вы сможете вовремя выявить проблемы в системе, проконтролировать эффективность сотрудников и увидеть точки роста.

Рассказываем, как настроить систему проверок и что конкретно должно входить в аудит.

Как правило, аудит отдела продаж нужен для повышения количества и качества сделок. Поэтому проверяется:

  1. Модель продаж — изучите конверсию по каждому этапу воронки покупателя. На основе полученных данных меняйте стратегию — возможно, стоит улучшить торговое предложения для увеличения количества входящих заявок. Или расширить варианты продуктов, чтобы покупателям было из чего выбирать.
  2. Эффективность сотрудников — без мотивированных на результат менеджеров любая воронка бесполезна. Обычно продавцов проверяют сразу по нескольким KPI — количество действий по каждому этапу, качество покупателей, общий объем выручки за сделку и за всё время работы с клиентом.

Возьмите этот список пунктов для проверки за основу.

Расширьте его, основываясь на важных показателях конкретно вашего бизнеса.

  1. Все менеджеры могут самостоятельно рассчитать планируемый доход за месяц — есть четкая система градации премий и бонусов за продажи.
  2. Основной доход менеджеров по продажам привязан к выполнению плана — если сотрудник работает неэффективно, его премия меньше или вовсе отсутствует.
  3. В отделе есть здоровая конкуренция — работает несколько человек, у новичков есть возможность привести новых клиентов, есть постоянное развитие и возможность стать руководителем отдела не за счет увольнения начальства, а за счёт создания новых отделов продаж.
  4. Доход успешного менеджера значительно больше того, кто не выполняет план. Доход за перевыполнение плана значительно больше, чем доход среднего успешного менеджера.
  1. В отделе продаж есть специальные скрипты на случай ухода покупателей — как мотивировать их не отказываться, как вернуть в воронку. Работа по возврату покупателей ведется постоянно.
  2. Проверяйте по отчетам из CRM, сколько людей вышли из воронки продаж, так ничего не купив. Изучайте процент потерь в динамике — для разных сфер средний показатель будет уникальным.

    Если процент потерь выше среднего, руководитель отдела должен знать, почему так происходит.

  3. В отделе продаж настроена система мониторинга лояльности покупателей — это может быть телефонное интервью, заполнение анкеты при получении дисконтной карты или другие способы.

    Менеджеры должны знать сильные и слабые стороны продукта.

  4. Есть аналитика LTV — показателя общей выручки с одного клиента за весь цикл продаж.

    Опытные менеджеры по продажам должны знать, какие клиенты потенциально окажутся с высоким LTV, а от каких стоит рассчитывать только на одноразовую покупку.

  1. Есть справочная информация по продукту и по рынку в целом.

    Явно прописана целевая аудитория, ее потребности и проблемы.

    Тестирование по продукту внесено в KPI и проводится системно.

  2. Есть система обучения — тренинги внутри компании, график семинаров и конференций, на которые отправляются продавцы.
  3. Готовы скрипты продаж для популярных ситуаций.

    Менеджеры понимают, что отвечать на возражения покупателей — как в случае сомнений в сделке в целом, так и в выборе конкретно вашего продукта.

  4. Разработаны грейды менеджеров — сотрудники понимают, какие навыки нужно развивать, чтобы зарабатывать больше. Система настроена так, что продавцу не обязательно становится руководителем, чтобы увеличить свой доход.
  1. Настроена сортировка клиентов по этапам воронки продаж. Проводится ABCXYZ-анализ — вы понимаете, какие клиенты приносят больше прибыли при наименьших затратах.

    Руководитель отдела в планировании учитывает результаты этого анализа, строит работу так, чтобы отказываться от клиентов, на которых тратится много сил, но которые приносят мало выручки.

  2. Убедитесь, что в CRM настроена отчетность в удобном для вас формате — например, таблицами или визуально, с помощью инфографики.
  3. В CRM настроена аналитика «до получения денег» — качество клиента отслеживается до тех пор, пока весь цикл сделки не закроется.

Получите конкретный план действий, который увеличит эффективность продаж.

Вот как выглядит отличный менеджер по продажам:

  1. Ориентируется на стратегические KPI — не просто гонится за количеством звонков или сделок, а выполняет задачи системно, увеличивает выручку и стремится привести в организацию долгих и прибыльных клиентов.
  2. Должен ориентироваться как в преимуществах, так и в недостатках продукта. Знает истории покупателей, которые подтверждают выгоды продукта.
  3. Умеет говорить на одном языке с целевой аудиторией, подстраивается под стиль разговора, но при этом держит профессиональную дистанцию. Не просто озвучивает характеристики, а объясняет, чем это выгодно.
  4. Работает по модели продаж, принятой в организации, использует скрипты. В нестандартной ситуации не теряется, а переходит на другую модель, даже если это не предусмотрено инструкцией.

Дополняйте чек-лист в процессе аудита. Например, если менеджеры постоянно допускают какие-то ошибки — добавьте это в лист проверки.