Ежегодный и дополнительный отпуск

Ежегодный и дополнительный отпуск

Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить


Редактор: Елена Галичевская 26.01.2021 3 991 Антон Дыбов Эксперт по праву Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам отпуск — 28 дней, его можно взять частями в течение года. В это время сотрудник не работает, но за ним в компании сохраняют рабочее место и средний заработок.

Если компания не предоставит отпуск или не оплатит его, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, а компания получит штраф. В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных. По закону отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору.

Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу. Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2021 года, его рабочий год — с 10 октября 2021 года по 9 октября 2021 года.

За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2021 года. Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счёт.

Например, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней. В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право.

Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше.

В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков. В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:

  1. совместитель берет отпуск, при этом у него отпуск на основной работе;
  2. сотрудник сдает сессию;
  3. родитель ребенка-инвалида идет в отпуск;
  4. женщина идет в отпуск до декрета или после него;
  5. родитель трех и более детей в возрасте до 12 лет подает заявление на отпуск.
  6. мужчина берет отпуск во время декрета жены;
  7. сотрудника отозвали из ежегодного отпуска;
  8. сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев;

Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя. У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней.

Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день.

Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить из на части. Главное, чтобы одна из частей не была менее 14 дней. Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу.

По сути это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против. Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер.

Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов. Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу.

Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках.

Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:

  • Виды отпусков в компании и их продолжительность: кто, когда и на сколько может идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, положен ли сотруднику дополнительный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.
  • Стаж работы для отпуска: какой стаж для какого отпуска нужен и что в этот стаж включается. Например, можно указать, что стаж не важен для отпуска за свой счет и для дополнительного отпуска.
  • Какие документы в компании оформляют по отпускам. Например, когда составляют и утверждают график отпусков, как сотрудников уведомляют о начале отпуска, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск.
  • Выплата отпускных. Прописывают срок — минимум за три дня до начала отпуска. Если компания решит выплачивать отпускные раньше, это не будет нарушением. Если компания платит сотрудникам материальную помощь к отпуску, это тоже нужно прописать в документе. Компании, которые находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут в этом разделе определить, как они компенсируют расходы на проезд в отпуск.
  • Правила, по которым сотрудника могут отозвать из отпуска. Например, сотрудник дает согласие на отзыв из отпуска и пишет в пожелания о том, когда хотел бы отгулять отпуск.

Шаг 2.

Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий.

Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником.

Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график. График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники.

Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против.

Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против. График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска.

Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб.

до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк. Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.

Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время. С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать.

Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.

Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска. С руководителем согласовал это устно.

Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул. Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным.

Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавал, и вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика. Увольнение посчитали законным. Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так: Шаг 4.
У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так: Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск.

В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск. Если отпуск по графику, иногда компании отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.

Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе.

Подписывают документ руководитель и сотрудник. На основании приказа составляют записку-расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.

Отпускные рассчитывают по формуле: Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок. И тут два шага:

  • Посчитать доход сотрудника.
  • Рассчитать количество отработанных дней.

Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.

Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.

В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки. Годовая премия, которая относится к расчетному периоду — учтут полностью. Например, менеджер уходит в отпуск с 01.04.2021.

Расчетный период — с 01.04.2021 по 31.03.2021. За этот период ему начислили две годовые премии: за 2021 год — в мае 2021 года; за 2021 год — в марте 2021 года.

При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2021 год. Годовая премия за 2021 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.

Квартальную премию учитывают по такому правилу: если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте. Премии к праздникам — не включают.Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.

Рассчитать сколько дней отработано.

Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы за год или нет. Например, в какие-то дни сотрудник мог болеть или быть в командировке. А выходные и праздники значения не имеют.

Например, человек не болел в январе, но, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так: Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3 — это среднемесячное число календарных дней. У сотрудника отпуск с 15 апреля 2021 года.

Расчетный период с 1 апреля 2021 года по 31 марта 2021 года отработан полностью. Доход за это время — 1 110 000 ₽. Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽.

Если сотрудник не работал какие-то дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах) Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2021 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.

Расчетный период — год до отпуска: с 1 июля 2021 года по 30 июня 2021 года.

В это время сотрудник: был в отпуске в августе 2021 года — 7 календарных дней; был в командировке в декабре 2021 года — 9 дней; был на больничном в феврале 2021 года — 7 календарных дней. Полностью отработанные месяцы рабочего года: — в 2021 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь; — в 2021 году: январь, март, апрель, май, июнь. Не полностью отработанные месяцы рабочего года: — в 2021 году: август, декабрь; — в 2021 году: февраль.

Количество дней в не полностью отработанных месяцах: в августе 2021 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня; в декабре 2021 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня; в феврале 2021 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня. Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.

Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.

Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2021 году это 17 792 ₽. Выплатить отпускные нужно минимум за три календарных дня до начала отпуска, причем первый день отпуска сюда не входит. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря.

Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого.

Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой. В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные. Главное — не нарушить сроки выплаты. Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы.

Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы. Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание. НДФЛ — со всей суммы отпускных.

Сотрудник получает отпускные за минусом налога. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца.

Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота.

Но можно перечислить и раньше, это не запрещено. Страховые взносы — платит работодатель.

Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены.

Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.

Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам.

Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.

Налог на прибыль — если компания на ОСНО.

Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании. При методе начисления учитывают одним из двух способов: 1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления.

Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.Компания «Альфа» применяет метод начисления. Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:

  1. в первом квартале: 30 000 ₽ / 14 дней × 6 дней=12 857,14 ₽;
  2. в полугодии: 30 000 ₽ / 14 дней × 8 дней=17 142,86 ₽.

2.

Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.

Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва. Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию.

Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры.

Налог при УСН «Доходы минус расходы».

Отпускные с НФДЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату уплаты в бюджет. Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:

  • Во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, например его призвали на военные сборы или он был в суде присяжным заседателем.
  • Сотрудник заболел во время отпуска и оформил больничный.
  • Во время отпуска были праздничные дни. Например, отпуск у сотрудника был с 1 по 14 июня. 12 июня — праздник, значит, отпуск продлят на один день, сотрудник выйдет на работу не 15, а 16 июня.

Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.

Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным. Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней.

Во время отпуска он проболел 5 дней.

В этом случае отпуск продлят на 5 дней. Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление. Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие. Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.Нельзя просить прервать отпуск:

  1. сотрудников в возрасте до 18 лет;
  2. сотрудников, которые работают во вредных и опасных условиях.
  3. беременных женщин;

Это нарушение закона, можно получить штраф.

Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется отдать дни, которые он не догулял. Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года.

Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано. Рекомендуем оформлять так. Шаг 1.

Получить от сотрудника согласие прервать отпуск. Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку.

Можно, например, в такой форме. Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по эл.

почте или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно. Вот пример уведомления сотрудника. Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме.

В приказе указывают:

  1. дату выхода на работу;
  2. причину отзыва работника;
  3. время, когда будет предоставлены неиспользованные дни отпуска.

Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так: Шаг 3. Внести изменения в график отпусков.

графу 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска. Шаг 4. Оформить личную карточку по форме Т-2.
Шаг 4. Оформить личную карточку по форме Т-2. Информацию об отзыве из отпуска можно указать в разделе VIII.

Если работодатель перенес часть отпуска, информацию в графах 1—3 и 5 не меняют. В графах 4 и 6 одной чертой зачеркивают записи и ниже либо на следующей строке вписывают количество отгулянных дней отпуска и дату его окончания с учетом вызова на работу. Графу 7 дополняют реквизитами приказа, на основании которого часть отпуска перенесли.Если работодатель перенес весь отпуск, в графах 1—7 информацию об отпуске зачеркивают одной чертой, а рядом с графой 7 или под ней указывают, например, реквизиты приказа об отмене приказа об отпуске.Сотрудник, который внес изменения, ставит свою подпись под новыми записями.

Шаг 5. Внести изменения в табель учета рабочего времени. Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09». Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».Шаг 6.

Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных. Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные исходя из уменьшенного количества дней отпуска.Если сотрудник не вернет отпускные за неиспользованные дни отпуска, их нужно зачесть в счет зарплаты, а НДФЛ с зарплаты уплатить в бюджет за вычетом налога, который перечислили ранее с излишних отпускных.

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:

  1. сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск. В этом случае деньгами можно заменить ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
  2. сотрудник увольняется, и у него остались неиспользованные дни отпуска. В этом случае работодатель при увольнении вместе с зарплатой выплачивает компенсацию за те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял;

Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня.

28 дней он отгулял, а 4 дня — нет. Поэтому эти 4 дня перенесли на 2021 год.

Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2021 год и 32 дня за 2021 год.

Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий. Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:

  1. сотрудникам, который работают во вредных и опасных условиях.
  2. беременным;
  3. лицам в возрасте до 18 лет;

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска. Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель.

Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление.

Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.

Компания может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск. Исключение — если компания ликвидируется или ИП закрывается.

Штрафы для компаний и ИП. Впервые Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 ₽Руководителю — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽. ИП — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽ Повторно, то есть в течение года после наказания за первое нарушениеШтраф от 50 000 до 70 000 ₽Руководителю — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. ИП — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ Подписка на новое в Бизнес-секретах Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Подписаться Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь Антон Дыбов Эксперт по праву

Особенности предоставления дополнительного отпуска разным категориям работников

7190 Содержание страницы Каждая компания обязана предоставлять сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Право работника на отдых оговорено в Конституции РФ (пункт 5 статья 37) и ТК (глава 19). Некоторым сотрудникам полагается дополнительный отпуск.

Предоставляется он на основании ТК или федеральных законов. Решение о выделении дополнительного отпуска может принимать сам работодатель. Минимальная длительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней.

Продолжительность стандартного и дополнительного отпуска суммируется для определения совокупной длительности ежегодного отпуска сотрудника.

Работодатель обязан оплачивать все рабочие дни, включенные в плановый отдых. Отпускные за праздничные и выходные дни начисляться не будут согласно статье 120 ТК РФ. Ежегодный оплачиваемый отпуск (в который включается ДО) может предоставляться по частям на протяжении всего года на основании части 1 статьи 125 ТК РФ.

Минимальная продолжительность такого мини-отдыха составляет 14 дней. ДО предоставляется лишь некоторым категориям сотрудников на основании следующих источников:

  1. Трудового кодекса.
  2. Постановления Правительства РФ.
  3. Письма Роструда.

ДО может выдаваться как в качестве компенсации за определенные условия труда, так и в качестве поощрения за продолжительный стаж работы в организации, выслугу лет. Рассмотрим подробно все случаи предоставления ДО.

Обязательное предоставление ДО людям, работающим во вредных или опасных условиях, регламентировано статьей 117 ТК РФ.

К таким условиям относятся:

  1. Горные работы под землей.
  2. Деятельность, сопряженная с взаимодействием со вредными химическими, биологическими и прочими элементами.
  3. Открытые горные работы (к примеру, в карьерах).

Минимальная продолжительность ДО в данном случае составит 7 дней. Эта длительность оговорена в пункте 1 Постановления Правительства № 870.

Один из документов, на основании которого предоставляется отпуск – это Список производств с вредными условиями труда, утвержденный 25 ноября 1974 года. В нем рекомендуемая продолжительность ДО выражена без учета выходных дней. В зависимости от должности, сотруднику может быть предоставлено 6-36 дней отдыха.

ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить продолжительность ДО. Это решение нужно закрепить при помощи ряда внутренних документов: трудовых и коллективных договоров, положения о порядке предоставления отпусков. Более подробно о мы написали в соседней статье.

Предоставление ДО сотрудникам, работа которых отличается особым характером, оговорено в статье 118 ТК РФ.

Перечень подобных «особенных» видов деятельности утверждается Правительством страны. ДО выдается таким категориям служащих, как:

  1. Врачи и медсестры общей практики при условии беспрерывной работы в течение трех лет.
  2. Сотрудники территориальных структур власти Чеченской республики или командированные в Республику.
  3. Работники транспорта и связи с особым характером работы.

Не все категории сотрудников, имеющих право на ДО, перечислены в ТК. К примеру, сотрудникам органов Чеченской Республики отпуск предоставляется на основании соответствующего постановления.

Ненормированный рабочий день предполагает режим, при котором работодатель может привлечь сотрудника к выполнению должностных функций вне установленного графика. Деятельность служащего сверх установленной продолжительности трудового дня не предусматривает выплаты компенсаций в денежной форме. В качестве компенсаций выступает предоставление оплачиваемого ДО.

Подробнее о предоставлении дополнительного отпуска при ненормированном рабочем дне можно ознакомиться . При ненормированном рабочем дне предоставляется ежегодный ДО, минимальная продолжительность которого составляет 3 дня (указана в статье 119 ТК). Работодатель не вправе сокращать продолжительность ДО, однако может увеличить его длительность.

Максимальная длительность отдыха утверждена пунктом 8 Правил «О ДО» от 30 апреля 1930 года.

Согласно до сих пор актуальному закону, отпуск может длиться до 14 дней (календарных).

Порядок предоставления отпуска установлен Постановлением Правительства № 884. На что ориентироваться работодателю при определении длительности дополнительного отдыха? Обычно продолжительность отдыха зависит от того, часто ли сотрудник задействован в сверхурочной работе.

Если это редкая практика, то и отпуск будет коротким. ВАЖНО! Ненормированный рабочий день сотрудника должен быть зафиксирован в трудовых договорах и коллективных соглашениях. Данная необходимость оговорена в статье 57 ТК РФ.

Минимальная продолжительность ДО при работе в условиях Крайнего Севера утверждена статьей 321 ТК РФ:

  1. При работе на территориях, по условиям приравненных к Крайнему Северу – 16 дней.
  2. При работе в районах Крайнего Севера – 24 дня.

Также отпуск, согласно статье 302 ТК РФ, предоставляется лицам, работающим вахтовым способом в условиях Крайнего Севера. Согласно статье 322 ТК, два ежегодных отпуска могут быть объединены.

Совокупная продолжительность такого отдыха не должна быть более полугода.

Если при сложении обоих ДО выходит длительность свыше 6 месяцев, остаток перераспределяется на следующий отпуск. К примеру, при сложении двух ДО получилась продолжительность в 7 месяцев. Один месяц будет присоединен к следующему дополнительному отпуску.

Определение совместительства изложено в 282 статье ТК РФ.

Согласно Кодексу, это выполнение определенной работы в свободное от основного труда время. Совместительством подобный труд будет являться только в том случае, если он является регулярным. Особенности предоставления ДО в данной ситуации оговорены в статье 286 ТК РФ. Отпуск на месте работы по совместительству предоставляется одновременно с отпуском на основном месте трудоустройства.
Отпуск на месте работы по совместительству предоставляется одновременно с отпуском на основном месте трудоустройства.

Если на первом месте человек отработал менее полугода, а потому не может рассчитывать на отпуск, то ДО оформляется авансом. Если заболевание или инвалидность сотрудника были получены вследствие ЧП на производстве, работодатель обязан предоставить ДО.

Выдается он для того, чтобы работник смог получить полноценное санаторно-курортное лечение. К периоду отпуска прибавляется время, которое требуется человеку для проезда до курорта. ДО оплачивается из средств ФСС.

Право на дополнительный отпуск предоставляется только после того, как была проведена оценка условий труда. Данный порядок оговорен статьей 116 ТК РФ. Если при оценке условия были признаны вредными или опасными, сотрудники могут рассчитывать на получение дополнительного отдыха.

Рассмотрим продолжительность ДО для различных категорий медработников:

  1. Персонал лабораторий психиатрических больниц – 21 день.
  2. Врачи, предоставляющие противотуберкулезную помощь, – 14 дней.
  3. Врачи психиатрических учреждений, оказывающие непосредственную помощь больным, – 35 дней.
  4. Врачи, оказывающие помощь ВИЧ-инфицированным, – 14 дней.
  5. Сотрудники рентген-лабораторий в противотуберкулезных больницах – 21 день.

Данный перечень приведен в Постановлении Правительства от 6 июня 2013 года № 482. Если сотрудник имеет несколько оснований для получения допотпуска, выбирается только одно.

К примеру, человек одновременно и помогает ВИЧ-инфицированным, и работает в психиатрическом учреждении. По первому основанию ему положен отпуск в 14 дней, по второму – 35 дней.

Продолжительность ДО суммироваться не будет. Длительность отпуска составит 35 дней. Работающие пенсионеры могут рассчитывать только на неоплачиваемый ДО.

Длительность его составляет 14 дней. Если пенсионер имеет оформленную инвалидность, продолжительность отпуска увеличивается до 60 дней. Дополнительный отпуск ветеранам предоставляется на основании следующей нормативной базы:

  1. ФЗ №76.
  2. Статьи ТК 128, 116, 125.
  3. ФЗ №5 «О ветеранах».

Государство предоставляет ветеранам следующие льготы:

  1. Неоплачиваемый отпуск до 35 дней.
  2. Оплачиваемый ДО сроком до 15 дней.
  3. Возможность получения ежегодного отпуска в любое удобное время.

К ветеранам боевых действий относятся участники летного состава, работники воинских частей и подвергшиеся ранению.

В законе не предусмотрен специальный ДО для инвалидов.

Дополнительные дни отдыха предоставляются на общих основаниях. К примеру, если инвалид работает в тяжелых условиях.

ВАЖНО! Работодатель вправе предоставлять ДО служащим с инвалидностью.

Данная льгота фиксируется в коллективных договорах и нормативных актах предприятия.

Более подробно о мы рассказываем в другой статье. Рассмотрим все важные этапы оформления дополнительного отпуска:

  • В 8 раздел личной карточки сотрудника нужно внести сведения о предоставленном дополнительном отпуске: отработанное время, продолжительность отпуска, дату начала и завершения. Понадобится также указать основание предоставления ДО. В личную карточку заносятся реквизиты приказа об отпуске.
  • Составление записки-расчета, на основании которой предоставляются отпускные. Напомним, что работник должен получить все нужные выплаты за три дня до начала отдыха (согласно 136 статье ТК). Соответственно, записку требуется оформить заранее. Составляется она на основании Постановления Госкомстата .
  • Ставятся все необходимые отметки в табеле учета рабочего время. Коды для дополнительного отпуска: «ОД» и «10».
  • Издается приказ о ДО. Он должен соответствовать или Т-6а. Правила оформления изложены в Постановлении Госкомстата № 1.

Сотрудник должен своевременно получить все необходимые выплаты.

В процессе оформления важно правильно рассчитать продолжительность ДО.

Следует учитывать, что в современном законодательстве длительность отпуска указана в календарных днях. Однако иногда при проведении расчетов приходится упираться на законы старого образца, в которых указываются только рабочие дни без учета выходных.

ВНИМАНИЕ! Допотпуск предоставляется на основании письменного заявления работника. Если отпуск не оплачивается, работодатель не имеет права отправить в ДО сотрудника по своей инициативе. На все требуется письменная инициатива служащего.

Работник имеет право отказаться от дополнительного отпуска и потребовать выплаты компенсации. Требование нужно оформить в виде письменного заявления. Работодатель может как выплатить компенсацию за неиспользованный ДО в полном объеме, так и отказать в просьбе сотрудника.

Выплаты, произведенные в связи с ДО, относятся к расходам по обычным формам деятельности предприятия. Отражать их нужно по дебету учета расходов на производство.

Корреспонденция – счет 70 «Расчеты с персоналом».

ВАЖНО! Если совокупная длительность ежегодного отдыха сотрудника (включая ДО) превышает 28 дней, выплаты за последующие дни будут включены в состав бухгалтерского убытка.

При выдаче отпускных образуется постоянное налоговое обязательство. Его нужно отразить по дебетовому счету 99 «Прибыль и траты».

Корреспонденция – кредитовый счет 68 «Расчеты по налогам» НДФЛ удерживается в дату выплаты средств работнику. Данное правило изложено в пункте 4 статьи 226 НК. Согласно статьям 209 и 210 НК отпускные являются налогооблагаемым доходом сотрудника.

НДФЛ будут удерживаться в любом случае, даже если ДО предоставляется работнику в связи со вредными условиями труда.

ВАЖНО! Дополнительный отпуск положен лицам, подвергнувшимся действию радиации во время катастрофы на Чернобыльской АЭС. Он, согласно положениям письма Минфина от 23 июля 2010 года, облагаться НДФЛ не будет.

Согласно части 1 статьи 7 ФЗ №212 отпускные по дополнительному отдыху облагаются страховыми взносами. Существует только одно исключение – выплаты в связи с отпуском, предоставленным людям, подвергнутым радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС.

Это особый случай, так как выплаты являются скорее не отпускными, а компенсацией за вред здоровью. Данная форма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Траты налогоплательщика – это любые начисления сотрудникам: зарплата, компенсации, различные стимулирующие начисления, отпускные (согласно статье 255 НК РФ).

Траты будут признаны расходами в целях оплаты налогов только в том случае, если они подтверждены первичной документацией.

Налогооблагаемой базой являются только выплаты по ДО, продолжительность которого установлена законодательством. Если длительность отпуска превышает установленные сроки, выплаты по оставшимся дням не относятся к налогооблагаемой базе.

Налогооблагаемой базой согласно пункту 24 статьи 270 НК РФ не будут считаться выплаты по ДО, который предоставлен на основании коллективных договоров и нормативных актов предприятия.

К примеру, на предприятии работает сотрудник с инвалидностью. Данной категории служащих не предоставляется согласно закону дополнительный отпуск.

Однако работодатель может самостоятельно установить ДО для сотрудника.

Предоставляться отпуск будет на основании нормативных актов предприятия. Отпускные, выдаваемые на период отдыха, не будут считаться налогооблагаемой базой.

Сколько дней отпуска положено за год?

→ → → Добавить в «Нужное» Актуально на: 16 декабря 2021 г.

По общему правилу количество оплачиваемых дней отпуска за год должно быть не менее 28 (). А это 28 календарных дней или рабочих?

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск считается в календарных днях (). То есть за каждый рабочий год работнику положено 28 календарных дней.

Работник не обязательно должен использовать за один раз все 4 недели положенного ему отпуска.

Отпуск может быть разделен по соглашению между работником и работодателем. Разделение отпуска на части по ТК РФ должно быть произведено таким образом, чтобы продолжительность хотя бы одной из частей составила не менее 14 календарных дней (). При соблюдении указанного условия длительность других частей отпуска может составлять сколь угодно малое количество дней, в том числе 1 или 2 дня.

Выходные дни, попадающие в период отпуска, учитываются при подсчете его продолжительности и подлежат оплате. Поясним на примере. Менеджер Иванов А.К. написал заявление на отпуск на период с 31 мая по 6 июня 2021 года.

5 и 6 июня – это выходные дни. Соответственно, работнику должен быть предоставлен отпуск на 7 дней и все 7 дней должны быть оплачены. В отличие от обычных выходных дней праздничные нерабочие дни в продолжительность отпуска не включаются и не оплачиваются ().

Вернемся к приведенному выше примеру. Если Иванов А.К. напишет заявление на 7-14 июня – 8 календарных дней, в счет отпуска будут зачтены и оплачены только 7 календарных дней. Т.к. 12 июня – это праздничный день ().

Указанная продолжительность отпуска – 28 календарных дней – является минимальной по ТК РФ. И работодатель по своей инициативе может установить для своих работников оплачиваемый отпуск большей продолжительности. Количество дополнительно предоставляемых оплачиваемых дней отпуска (помимо 28) должно быть указано в коллективном договоре, локальном нормативном акте организации (к примеру, правилах внутреннего трудового распорядка) или непосредственно в трудовых договорах с работниками.

Важно, что расходы на оплату таких дополнительных отпускных дней нельзя учесть для целей налогообложения прибыли (). Также с суммы их оплаты нужно будет удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы (, ).

Вместе с тем определенным категориям работников по законодательству должны предоставляться отпуска бОльшей продолжительности.

О том, сколько дней отпуска положено за год им, читайте ниже. Кто вправе претендовать на удлиненный основной отпуск и какое количество дней отпуска должно быть предоставлено этим лицам, указано в таблице. Категория работников Количество дней отпуска по Трудовому кодексу и иным законодательным актам Работники в возрасте до 18 лет 31 календарный день.

Отпуск должен быть предоставлен в любое удобное для несовершеннолетнего время () Работающие инвалиды с любой группой инвалидности Не менее 30 календарных дней () Педагогические работники 42 или 56 календарных дней в зависимости от занимаемой должности и вида образовательной организации, где трудится педагогический работник (, , ) Научные работники, имеющие ученую степень — 48 рабочих дней для докторов наук; — 36 рабочих дней для кандидатов наук.

Указанные удлиненные отпуска предоставляются научным работникам, занимающим штатные должности в научном учреждении (организации), финансируемом из федерального бюджета () Работники, занятые на работах с химическим оружием 56 или 49 календарных дней в зависимости от группы работ, к которой отнесена деятельность работника.

Отнесение работ к первой или второй группе зависит от степени их опасности () Работники профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований 30, 35 или 40 суток в зависимости от длительности непрерывного стажа работы в профессиональных аварийно-спасательных службах и формированиях () Работники здравоохранения, подверженные риску заражения вирусом иммунодефицита человека 36 рабочих дней для работников организаций здравоохранения, осуществляющих диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также лиц, работа которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека, с учетом ежегодного дополнительного отпуска за работу в опасных для здоровья условиях труда () Государственные гражданские служащие 30 календарных дней () Прокуроры, научные и педагогические работники прокуратуры 30 календарных дней без учета времени следования к месту отдыха и обратно в общем случае (). Сотрудники Следственного комитета, проходящие службу не в местностях с особыми климатическими условиями 30 календарных дней без учета времени следования к месту отдыха и обратно в общем случае ().

Некоторым работникам, помимо основного отпуска (стандартного или удлиненного), положен еще и дополнительный отпуск. О таком отпуске вы можете прочитать в .

Сколько дней длится отпуск у северян? Обычно больше, чем у несеверных работников.

Ведь «северянам», во-первых, предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск – стандартной продолжительности или удлиненный в вышеприведенных случаях.

А во-вторых, им предоставляется дополнительный отпуск (). Для работников, которые трудятся:

  1. в районах Крайнего Севера – 24 календарных дня;
  2. в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, – 16 календарных дней;
  3. в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, – 8 календарных дней ().

Кстати, и обычные ежегодные оплачиваемые отпуска, и удлиненные, а также дополнительные «северные» отпуска могут быть предоставлены работникам авансом ().

Более полную информацию по теме вы можете найти в .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Список отпусков, обязательных для работодателей

� Отпуск — это время, когда работник не ходит на работу, но необязательно отдыхает.

Мы составили список отпусков по Трудовому кодексу — с сохранением зарплаты и без содержания.

В них работодатель должен отпустить работника, даже если не хочет. Что за отпуск. Для отдыха от работы.

Полагается каждому работнику в штате, не зависит от должности и профессии.

Основание — ст. 114, 122 ТК РФ. Первый отпуск дают через 6 месяцев. Последующие — по графику отпусков.

Беременным и женщинам в декрете отпуск дают раньше по их желанию. Вне графика отдыхают несовершеннолетние, родители детей-инвалидов до 18 лет и многодетные.

Эти работники сами выбирают время, как им удобно. За время отдыха работодатель платит средний заработок. Эти выплаты принято называть отпускными.

Вызвать работника на работу из отпуска можно только с его согласия. Продолжительность. 28 календарных дней в год.

В своей компании ежегодный отпуск можно установить и больше. Тогда это записывают в трудовой договор или локальный акт. Несовершеннолетние отдыхают дольше — 31 календарный день.

Педагоги — от 42 до 56 дней. Праздничные выходные в ежегодный отпуск не засчитываются. В этом случае отпуск удлиняется на количество праздничных дней.

Отдых можно разбить на части. Но одна из частей должна быть минимум 14 дней.

Если работник не успел отгулять и уволился, ему платят компенсацию. Основание — ст. 115, 120, 125, 127 ТК РФ.

Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку. � � Что за отпуск. Для отдыха работников с вредной и ненормированной работой.

Это тот же самый ежегодный отпуск, только удлинённый.

Основание — ст. 116 ТК РФ. Продолжительность. Работникам с вредными условиями труда 2, 3 и 4 степени или опасными добавляют минимум 7 дней.

Ежегодный отпуск получается 28 + 7 = 35 календарных дней. За ненормированный рабочий день добавляют минимум три дня. Получается 28 + 3 = 31 календарный день.

Ненормированный день — это когда работодатель время от времени просит задержаться после смены. И это обязательно записано в трудовом договоре. На Крайнем Севере к дополнительному отпуску плюсуют ещё 24 календарных дня.

А в приравненных к ним районах — 16 календарных дней. Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку. Что за отпуск. Когда работник не может ходить на работу по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам.

Например, ухаживает за умирающим родственником. Список обстоятельств неограничен. Основание — ст. 128 ТК РФ. Зарплату за это время не начисляют, отпускные перед уходом не дают.

Заставить работника уйти в отпуск без содержания нельзя.

Продолжительность. Работодатель обязан отпустить в отпуск без содержания: — участников ВОВ — на 35 календарных дней в году; — пенсионеров по возрасту — на 14 календарных дней в году; — родителей и супругов погибших военных, полицейских, пожарников, работников службы исполнения наказаний — на 14 календарных дней в году; — инвалидов — на 60 календарных дней в году; — при рождении ребёнка, свадьбе или смерти близких — на 5 календарных дней, можно несколько раз в год.

Во всех остальных случаях по сроку отпуска за свой счёт договариваются. Нижнего и верхнего предела нет, можно оформить и на три дня, и на год. Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку.

Плюс — документы, которые подтверждают, что работник не может работать. Например, свидетельство о смерти родственника.

Если срок прошёл, а работник всё ещё не может выйти, он снова пишет заявление, а работодатель снова издаёт приказ. Что за отпуск. Работникам, которые ушли по вызову в присяжные заседатели, баллотируются в депутаты или мобилизованы во время чрезвычайной ситуации. Основание — ст. 170 ТК РФ. Зарплату работнику не начисляют.

Работник получит вознаграждение от госоргана, который привлёк его к исполнению обязанности.

Продолжительность. На всё время исполнения обязанностей. Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку. Что за отпуск. Для учеников, студентов и аспирантов учебных заведений с государственной аккредитацией.

Если работник учится в частном заведении без аккредитации или просто на курсах, учебный отпуск ему не полагается.

Основание — ст. 173, 173.1, 174-177 ТК РФ.

На учебу отпускают только, когда образование данного уровня работник получает первый раз.

При получении второго высшего отпуск можно не давать.

Продолжительность. Зависит от уровня образования и формы обучения. Студентам вузов на заочной и очно-заочной форме дают отпуск с сохранением зарплаты: — на сессии на 1 и 2 курсах — 40 календарных дней, на последующих курсах — 50 календарных дней; — на госэкзамены и защиту дипломной — до четырех месяцев. Абитуриентам вузов дают отпуск без сохранения зарплаты: — на вступительные экзамены — 15 календарных дней; — на подготовительные курсы — 15 календарных дней.

Студентам вузов на очной форме дают отпуск без сохранения зарплаты: — на сессии — 15 календарных дней за весь год; — на госэкзамены и защиту дипломной — до четырех месяцев. Аспирантам и ординаторам на заочке дают дополнительный отпуск с сохранением зарплаты 30 календарных дней в год.

Студентам колледжей и училищ на заочной и очно-заочной форме дают отпуск с сохранением зарплаты: — на сессии на 1 и 2 курсах — 30 календарных дней, на последующих курсах — 40 календарных дней; — на госники и защиту дипломной — до двух месяцев.

Абитуриентам колледжей и училищ дают отпуск без сохранения зарплаты: — на вступительные экзамены — 10 календарных дней; Студентам колледжей и училищ на очной форме дают отпуск без сохранения зарплаты: — на сессии — 10 календарных дней за весь год; — на госники и защиту дипломной — до двух месяцев.

Школьникам дают отпуск с сохранением зарплаты: — на экзамены после 9 класса — 9 календарных дней; — на экзамены после 11 класса — 22 календарных дня.

Документы для оформления. из учебного заведения — в ней будет срок сессии и экзаменов, заявление работника, приказ, запись в личную карточку. Что за отпуск. Для профессионального обучения и прохождения независимой оценки квалификации.

Например, косметолог в салоне идет на курсы по аппаратной косметологии на три месяца. Такое ещё называют обучением с отрывом от производства. Основание — ст. 187 ТК РФ. Во время учёбы работник получает средний заработок.

Продолжительность. На время учёбы и экзаменов. Документы для оформления. Приказ работодателя, запись в личную карточку.

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить.

Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Акция действует для ИП младше 3 месяцев Что за отпуск.

Для рождения и ухода за ребёнком, пока ему не исполнится три года. Усыновители тоже имеют право на декретный отпуск.

Основание — ст. 255-257 ТК РФ. Вместо зарплаты работник получает пособия от Фонда социального страхования. Продолжительность. Декрет делится на два отпуска — по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Сначала женщине дают отпуск по беременности и родам: — на 140 дней при обычной беременности — 70 до родов и 70 после; — на 194 дня при тяжёлых родах и многоплодной беременности — 84 до родов и 110 после. Потом начинается отпуск по уходу — пока ребёнку не исполнится три года.

В отпуск по уходу может уйти не только мать, но и отец, бабушка, дедушка или другой родственник.

Усыновителю дают отпуск с момента усыновления до дня, когда ребёнку исполнится 70 дней. Если взяли сразу несколько детей — 110 дней со дня их рождения.