Как оформить титульный лист личного дела работника

Как оформить титульный лист личного дела работника


» » Правовые ответы В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей.

Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении.

Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия.

Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах.

Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности. [ads-pc-2] [ads-mob-2]Папка на работника открывается в момент его приема.

Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные.

Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала.

Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц.

Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие.
Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие.

Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку.

После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек. [ads-pc-4] [ads-mob-4]На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.В центральной части документа заполняется Ф.И.О.

сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках.

Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.Скачать пример заполнения обложки.Скачать образец заполнения внутренней описи.

Источник: https://blankionline.ru/doc/lichnoe-dela-sotrudnika.htmlЛичные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.

Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Поэтому познакомимся с ними внимательнее.Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.

Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

  1. какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
  2. порядок ведения;
  3. перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  4. особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
  5. сроки и режим хранения;
  6. порядок доступа к информации;

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии.

Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

  1. формируемые в момент устройства человека на работу;
  2. документы об увольнении из конкретной компании.
  3. возникающие в процессе работы в фирме;

В первую группу могут войти:

  1. резюме, составленное для вакансии соискателем;
  2. справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  3. приказ о приеме на работу.
  4. анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  5. справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  6. копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  7. трудовой договор (оригинал работодателя);
  8. характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  9. заявление о приеме на работу;

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  1. различные акты и уведомления.
  2. служебные записки,
  3. копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  4. объяснительные записки,

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.Есть несколько ключевых моментов.Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются.

Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника.

Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2018) «О персональных данных»).Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnikaЛичное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности.
от 29.07.2018) «О персональных данных»).Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnikaЛичное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности.

Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.Дорогой читатель!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.Это быстро и бесплатно!При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы.

Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

  • Прописка по месту жительства.
  • Трудовой договор.
  • Копия приказа о приеме на работу.
  • Заявление о приеме на работу.
  • Копия аттестата и диплома об образовании.
  • Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
  • Анкета работника с фотокарточками.
  • Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
  • Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы.

В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О.

сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников.

Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие.
При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.Сроки хранения личных дел:

  1. личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
  2. личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

  • Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
  • Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту.

    Это упростит поиск нужной папки.

  • Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

  • По структурным подразделениям компании(отделы).
  • В алфавитном порядке.
  • Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины.

Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

  • Оформление листа-заверителя.
  • Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
  • Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.
  • Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
  • Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
  • Подшивка, переплет дела.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет.

Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word)После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды.

После анкеты следует разместить фотокарточку работника.Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40.

Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника.

Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

  • Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
  • Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.
  • Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
  • В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
  • Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
  • Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.

Источник: https://hardcorecase.ru/biz/personal/lichnoe-delo-sotrudnika.htmlФормирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г.

за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами.

Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

  1. заявление о приеме на работу;
  2. данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
  3. документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
  4. заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
  5. автобиографические сведения о сотруднике;
  6. документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
  7. документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
  8. прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
  9. дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
  10. иные документы, предусмотренные законодательством.
  11. приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
  12. копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
  13. письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
  14. листок учета кадров с дополнением;
  15. должностная инструкция;

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров.

Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним.

Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно.

Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов.

Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.Как формировать личные дела сотрудников?

Нужно ли заводить личное дело на совместителя?

Какие документы включаются в личные дела? Обо всем читайте в нашей статьеЛичное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.

В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников. Личное дело работника ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст.

42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться ЛНА работодателя.Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  1. руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
  2. работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  3. работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  4. руководители структурных подразделений и их заместители;
  5. работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.
  6. главные (ведущие) специалисты;

Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике.Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника.

Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников.https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.Документы личного дела работника помещаются в скоросшиватель, на обложке которого проставляется присвоенный делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел. После увольнения личное дело сотрудника изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.

ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).Подлинность документов в заголовке дела не оговариваетсяПри изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТуВ заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указываются крайние даты дела – обычно это даты подписания приказа о приеме и приказа об увольнении лица, на которое это дело заведено.Если в дело включены документы (приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)».

Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.Обязательными реквизитами обложки дела являются также указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), и срок хранения дела (на обложках дел постоянного срока хранения указывается: «Хранить постоянно»)Скачать образец >>>Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле работника, законодательством РФ не определен.Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и сокращением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).► Можно ли вместо личных карточек вести личные делаВ личные дела работников включаются следующие документы:

  1. результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
  2. внутренняя опись документов дела;
  3. копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;
  4. личный листок по учету кадров или анкета; копия документа, удостоверяющего личность;
  5. копия приказа (распоряжения) о приеме на работу; копия должностной инструкции работника;
  6. экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле);
  7. копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;
  8. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  9. копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
  10. копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).
  11. документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);
  12. копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления работником);
  13. копии документов воинского учета работника для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  14. автобиография;

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

  1. материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
  2. дубликатом трудовой книжки; другими документами, связанными с работой.
  3. результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  4. документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора; копией приказа о прекращении трудового договора;
  5. копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических сведений о работнике;
  6. экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями); уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  7. копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  8. копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;

Поступающие в личное дело сотрудника документы располагаются в хронологическом порядке.Помимо перечисленных, в личное дело работника могут входить и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т. п.).► Как составить и оформить опись личного делаКроме того, в личное дело сотрудника помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см).

На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.► Как вести личную карточку: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупикРаботники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел работников, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.Все изменения в личном деле работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах.

Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»). Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя.

Каждый раз после внесения очередного изменения в личное дело работника сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут.При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников.

Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов.Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ – Положение о ведении личных дел, учитывающий все нюансы ведения личных дел.

Независимо от выбранной вами формы при регламентации работы с личными делами сотрудников необходимо уточнить:

  1. порядок ведения личных дел; порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;
  2. категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  3. перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;
  4. порядок хранения личного дела после увольнения работника;
  5. способ формирования личных дел; состав документов личных дел (в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях);
  6. другую информацию.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/380960-01-03-2017-lichnoe-delo-rabotnikaПодписание трудового контракта обязывает гражданина предоставить в компанию работодателя определенный набор документации, который объединяется в личное дело сотрудника.Для значительной части фирм непосредственного указания ведения личных дел работников организации в нормах законодательства не содержится. Данное правило не распространяется на госслужащих, для которых личное дело должно быть обязательно (закон №79-ФЗ от 27.07.04 г.).Тем не менее, в большей части негосударственных компаний ведение личных дел сотрудников это обычная практика, в связи с тем, что позволяет систематизировать все данные по каждому отдельному работнику и обеспечить доступ к информации в короткие сроки.Личное дело сотрудника – это один или группа документов, формируемых в отношении одного работника компании, и помещенные в отдельную папку.Поступление документов граждан осуществляется в течение всего периода сотрудничества между фирмой и физлицом. Рассмотрим, какие документы следует включить в личное дело работника (образец представлен ниже).В период трудоустройства гражданина в организации в личное дело работника включаются такие документы, как:Во время действия контракта в личное дело на сотрудника (образец смотрите ниже) могут быть включены документы:

  1. допсоглашения к действующему договору;
  2. документ о неразглашении коммерческой тайны.
  3. подписанная физлицом должностная инструкция;
  4. документы о регистрации брака;

Расторжение трудового контракта также является основанием для включения в личное дело работника (образец содержится ниже) определенных документов.

К ним в частности относят:

  1. Заявление гражданина об увольнении;
  2. Копия приказа об увольнения работника.

Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом.Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся.Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний.За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы.

Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.При подготовке личного дела гражданина целесообразно составлять опись. Делается это, в первую очередь, для того, чтобы в наглядной форме представить в хронологической последовательности все имеющиеся в отношении гражданина документы в личном деле, что значительно облегчит процесс поиска нужных сведений при необходимости.Титульный лист личного дела работника должен предоставлять максимум информации, вследствие чего содержит такие сведения, как:

  1. фактическое количество листов документа (заполняется непосредственно перед передачей документа в архив фирмы).
  2. дата закрытия (совпадает с датой приказа об увольнении);
  3. ФИО работника;
  4. название фирмы-работодателя (при наличии подразделений необходимо указать то, в котором трудится гражданин);
  5. дата открытия личного дела (совпадает с датой приема в компанию работника);
  6. порядковый номер личного дела работника;

Титульный лист личного дела работника – образец:С целью закрепления на уровне фирмы методики ведения личных дел руководством может быть издано положение о личном деле работника.

Этот документ чаще всего составляется в госорганизациях и содержит в себе информацию о том, какие документы физлицо предоставляет при трудоустройстве, какие документы следует оформить работодателю, а также иные аспекты, в той или иной степени касающиеся ведения личных дел персонала фирмы.Хранение личных дел граждан, которые на текущий момент трудятся в компании работодателя, осуществляется в отделе кадров (при его отсутствии у бухгалтера).

После того как договор расторгнут личное дело должно быть подшито и передано на хранение в архив организации.Бланк личного дела является важным документом, который, несмотря на необязательность применения, успешно используется отечественными фирмами.Опись на личное дело на сотрудника – образец:Источник: https://spmag.ru/articles/lichnoe-delo-rabotnikaХранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных.

В статье – особенности ведения и образцы оформления.Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом Закажите обратный звонок на подключение или позвоните: 8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).Внимание!

Эти бланки и образцы помогут вам оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:Оформляйте личные дела работников в программе БухСофт. Она учитывает специфику работы любой компании или индивидуального предпринимателя. Документы полностью соответствуют требованиям Роструда.

Попробуйте бесплатно:Оформить личное дело работника онлайнЛичное дело сотрудника – это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже. Обложка папки личного дела выглядит так:Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные.

То есть оформление личного дела работника позволяет решить сразу несколько задач:

  • Возможность быстрого внесения дополнительной информации и корректировки имеющейся.
  • Собранные в одном месте данные легко защитить от доступа посторонних.
  • Удобство и простота хранения и поиска нужной информации о конкретном работнике.

Формирование личных дел работников обязательно в организациях госсектора в целях обеспечения их деятельности. Например, на государственной гражданской службе (ст.

42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).Коммерческие организации вправе вести личные дела. При этом перечень работников, на которых они составляются, и правила ведения устанавливают в локальных нормативных актах.Важно завести личные дела на основные категории персонала:

  1. лица, зачисленные в кадровый резерв для выдвижения на значимые должности;
  2. руководство компании (генеральный директор, его заместители и помощники);
  3. руководство структурных подразделений компании, а также заместители;
  4. лица, на которых возложили полную материальную ответственность;
  5. ведущие специалисты подразделений;
  6. лица, которые обеспечивают функционирование аппарата управления деятельностью фирмы.

Но на практике компании оформляют личные дела на всех своих работников в силу факторов, перечисленных в предыдущем разделе.На 2021 год форма папки личного дела и состав включаемых в нее документов для коммерческих организаций законодательно не установлены. Компании вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень документов в своих локальных нормативных актах.При этом можно руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению» и требованиями, установленными для госслужбы.Перечень документов для формирования личного дела работника рассмотрим в таблице 1.Таблица 1. Перечень документов, которые можно включить в папку личного делаДокументы, включаемые в момент приема в штатДокументы, включаемые в ходе трудовой деятельностиДокументы, включаемые при увольнении

  1. копия ИНН;
  2. копия документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);
  3. копии документов о воинском учете для лиц, подлежащих призыву;
  4. справка, подтверждающая наличие или отсутствие судимости в случаях, когда она обязательна в силу закона
  5. копия СНИЛС;
  6. копии документов о получении образования, повышении квалификации и т. п.;
  7. медицинская справка, подтверждающая прохождение медосмотра для определения пригодности к работе, в случаях, когда ее наличие обязательно в силу закона;
  8. копия трудовой книжки;
  1. копии свидетельств о браке или разводе;
  2. другие акты и уведомления
  3. должностные инструкции;
  4. копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности при наличии у работника таких показаний;
  5. документы по итогам проведения аттестации;
  6. соглашения о неразглашении конфиденциальных сведений при наличии доступа к ним;
  7. справки об итогах проведения периодических медосмотров;
  8. копии документов о повышении квалификации и т. п.;
  9. копия свидетельства о рождении ребенка;
  10. копии приказов, например, о повышении, переводе, применении, дисциплинарных взысканий и т.

    п.;

  11. копия договора о материальной ответственности (для МОЛ);
  12. копия водительских прав;
  13. дополнительные соглашения к трудовому договору;
  14. докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска;
  1. заявления об увольнении;
  2. копии приказов об освобождении от занимаемой должности должности

Но обратите внимание: в папке личного дела хранить документы, которые непосредственно не связаны с трудовой деятельностью человека, довольно рискованно.

Работник вправе лишь показать эти документы.