Как заверять документы работодателю

Как заверять документы работодателю

Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам


7126 Содержание страницы В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании.

Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной. Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии.

Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией.

Она образуется в рамках следующих потребностей:

  1. Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.
  2. Подтверждение информации, изложенной в анкете.
  3. Подтверждение источника дохода заемщика.
  4. Установление, часто ли человек меняет места работы.
  5. Взыскание долга с зарплаты заемщика.
  6. Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта.

Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ.

Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы. Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник.

Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения. Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними.

Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.
В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

  1. Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
  2. На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.
  3. Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
  4. Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ.

Практически все нормы остались прежними.

Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение.

В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя.

Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно. Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи.

В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества.

Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

  • Подпись лица, заверяющего документ.
  • Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
  • Указание даты заверения.
  • Проставление печати фирмы.
  • Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
  • На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой.

Исключение – копия создается для внутренних целей компании.
При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

  1. На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
  2. Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
  3. Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
  4. Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
  5. На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
  6. Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
  7. Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим.

Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается.

Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы. В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам.

Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

  1. Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
  2. Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
  3. Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
  4. Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.
  5. Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.

У каждого банка могут быть свои требования.

Желательно уточнить их в самом учреждении. Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела. К примеру, запись может быть выглядеть этим образом: Верно.
К примеру, запись может быть выглядеть этим образом: Верно.

Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета». Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется.

Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.

Как заверять документы «копия верна»: образец.

Правила заверения копий документов

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп — это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила!

Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна».Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов.

Таких ситуаций в пример можно привести очень много.

Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.Обычная копия с документа – это простая бумажка.

Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.Первый документ является единственным в своем роде, т.

е. существует только в одном экземпляре.

Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи.

Последних может быть сколько угодно.При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней.

Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью.

Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна».

Они могут быть обычные, с датой и с подписью.В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
  2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

  1. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
  2. Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
  3. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X.

    Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.

  4. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате.

    О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.

  1. Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
  2. Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).
  3. Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
  4. Текст копии должен быть понятным.
  5. Заверять должно уполномоченное лицо.
  6. Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
  7. Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
  8. Указать фамилию и инициалы заверяющего.

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать:М.П.Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)Генеральный директор Подпись А. А. ИвановДатаВ силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе.

Руководителю данное право принадлежит априори.В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.Если законом предусмотрено обязательное то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо.При свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр.Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно.К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.Как правильно наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр.

Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время.

Копия верна. Руководитель ОК. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно.

Можно выделить 2 варианта действий:

  1. сшить документ скобой или нитками, пронумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», на обратной стороне завершающего листа в точке соединения обозначить: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица. Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.
  2. на каждой странице нужно ставить надпись о верности копии целиком;

Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб.Если закон не обязывает вас получать у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное — не забудьте взять с собой оригинал!Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане.

В таком случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять.

При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.Убеждены, что данная информация, а также свежие новости в законодательстве и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же возникают сложности, всегда можете обратиться к профессионалам своего дела.

24 декабря, 2017 Статья закончилась. Вопросы остались? Комментариев 1 Новые Обсуждаемые Популярные Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий. Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Как правильно заверить копии документов в установленном порядке

> > > Копия документа должна достоверно передавать его содержимое.

В даже копии, сделанные на ксероксе, нуждаются в юридически грамотном подтверждении их соответствия оригиналу.

Сделать это можно разными способами. , зависит от конкретной ситуации.Содержание:В разных случаях копий производится на основании либо закона, либо определенного нормативного акта.

В соответствии с их требованиями достоверность копии должен подтверждать нотариус, предприниматель или сам владелец документа.

Нужно только знать, когда и как действовать.Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности.

Многие документы и их копии нуждаются в заверении.

Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется.

Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.

Чтобы подтвердить своей подписью бумагу, нотариус тщательно все перепроверит.

Существуют общие правила подтверждения копий у нотариуса:

  1. Наличие даже мелких отступлений от правил оформления является основанием для отказа свидетельствования его копии
  2. Если оригинал поврежден, отчего часть текста не читается, то его копия не может быть нотариально заверена
  3. Подпись на оригинале должна быть от руки, а не факсимильная
  4. Зачетная ведомость без наличия диплома нотариусом не заверяется
  5. На всех листах должна быть подпись уполномоченного лица
  6. Не заверяются данные не на русском языке, к которым отсутствует подтвержденный надлежащим образом перевод
  7. Копия документа, целиком написанного или только с пометками карандашом, не допускается для подтверждения у нотариуса
  8. Документы, состоящие из нескольких листов, должны быть скреплены надлежащим образом
  9. Если бумаги оформлялись заграницей, их следует легализовать согласно международным правилам
  10. Служебные и другие виды бумаг, имеющие обозначение о секретности или запрете копирования, не принимаются к рассмотрению
  11. В качестве оригинала принимаются только неламинированные документы, чтобы можно было подтвердить их подлинность
  12. Некоторые виды медицинских актов, приведенные в указах Минздрава по заболеваниям, не могут заверяться нотариусом
  13. Копия с исправлениями или добавлениями не заверяется нотариально
  14. Копии об образовании без номера регистрации и подписей не могут подтверждаться нотариусом
  15. Копию договора, написанного от руки, нотариус заверить не имеет права

Необходимость заверить копии документов у нотариуса может возникнуть у юридического или физического лица.

У каждого для этого могут возникнуть свои причины.Обращение физических лицРешение вопросов наследства Дарение и доверие имущества Оформление купли-продажиОбращение юридических лиц Оформление лицензий и других разрешений Оформление банковского счета Документы, требующиеся для заверки копий у нотариусаЗаверка любой копии производится только при наличии оригинала.

Все должно отвечать существующим требованиям.После проверки всех деталей юрист убедится в правильности регистрационных номеров и других реквизитов, подтверждающих подлинность.

Клиент, обращающийся за подтверждением копии, показывает свой паспорт. Но для подтверждения личности подходит также водительское удостоверение.Когда юрист оказывает такую услугу, не обязательно, чтобы при этом присутствовал владелец того документа, копию которого нужно подтвердить.

Не требуется также свидетельство о его дееспособности. Все могут обращаться к нотариусу с данной просьбой. Но заказать подтверждение копии паспорта может только его владелец.

Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов.

В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов.

В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью.

Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять.

Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.

В ряде случаев необходимо заверить копии документов самостоятельно, включая дубликаты паспорта, номеров счетов, свидетельства о рождении, браке или смерти. Но это не для подтверждения личности человека.

Даже если они заверены нотариусом, такая копия не берется во внимание в суде, банке и других учреждениях.

Если копия документа заверена, то это только для доказательства точности передачи содержимого оригинала.Такой способ – самый простой. И только человек сам будет нести ответственность за то, что он удостоверил.

Поэтому пренебрегать подобным актом не следует.Особого внимания требуют случаи, когда нужно заверить копии документов для налоговой. Тогда в ИФНС нужно подать перечень документов, включая подшивки из множества страниц.

Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 93) в подтверждении достоверности нуждается каждый скопированный лист.При единой подтверждающей подписи на всю книгу налоговики могут не принять отчет и даже наложить штраф за некорректное оформление. В суде действия инспектора будут поддержаны.Если речь идет о договоре на много страниц, то нужно будет прошить листы нитью, пронумеровать их, на обратной стороне место сшива зафиксировать бумажной наклейкой, на которой указать печать и количество листов.

В таком случае каждая страница не должна быть подтверждена.

При этом нужно учитывать такие правила:

  1. на последней странице нужна подтверждающая подпись и печать
  2. страницы прошиты прочно, не распадаются во время перелистывания
  3. четко виден текст, читается дата и визирование документа
  4. со всех страниц можно свободно снять ксерокопию
  5. каждый лист пронумерован, а в конце указано число прошитых страниц

В таких книгах должно быть меньше 150 страниц, при условии, что на каждом листе только одна копия, с одной стороны листа. В случае если дубликат отчета или другого документа состоит из большего количества страниц, несколько отдельных пачек.

Желательно исходный документ прошивать в такую же книгу, чтобы налоговики не настаивали на переоформлении копий.Сшивка должна выполняться через 2, 3 или 4 прокола, которые можно пробить дыроколом, шилом или иголкой. Важно, чтобы при этом не был задет содержащийся в копиях текст.

Сшивание подборки страниц через один прокол, сделанный в верхнем углу, считается неправильным.Рекомендации, приведенные в статье, соответствуют действующему законодательству.

Если сделать все, как указано в инструкции, то можно будет избежать существенных штрафов от налоговиков, которые очень любят грешить подобными санкциями.Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов.

Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка.

Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.

Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком.

Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого.

В таком случае он и отвечает за них.

И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.Также копии данных документов могут подтверждаться таким способом для различных фондов внебюджетного типа, контрагентов, для выдачи подчиненным и так далее.Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров.

Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.Руководствоваться в процессе подтверждения документов нужно ГОСТом № 6.30-2003, который называется «Унифицированные системы документации…» и утвержден Постановлением Госстандарта в 2003 году.По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации.

Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:

  1. «копия правильна»
  2. подпись человека, подтверждающего дубликат
  3. информация о местонахождении оригинала документа
  4. если должность не указана, то это начальник
  5. дата подтверждения копии или ее выдачи
  6. фамилия с инициалами как уточнение подписи
  7. печать начальника или отдела кадров
  8. должность заверяющего дубликат

Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:Копия вернаОригинал находится в ООО «Отрадное»Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.06 мая 2016 г. ПечатьКак и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты.

В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.

Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников.

Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке.

Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана.

Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа.

Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство.

В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа.

А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.

В современной юриспруденции подлинник – это чаще всего распечатанный документ с живой подписью и мокрой печатью.Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда.

Такой суд сканы принимает как копии документов.

Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ.

Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе.Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному.

Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа.

В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы.

А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов.

Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления.

Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке. Читайте также:

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 декабря 2011 г.М.Г.

Мошкович, юрист

Рассмотренные судебные решения можно найти: Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам, , во внебюджетные фонды, , для выдачи работникам, участникам (далее — Закон об АО); (далее — Закон об ООО), для участия организации в конкурсе (аукционе), и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает? Определения этих терминов в законодательстве нет.

По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  1. сама организация (сам предприниматель).
  2. нотариус;

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии; .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе.

К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные.

Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно. Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии, :

  1. главой местной администрации;
  2. специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах.

Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее — Указ № 9779-Х).

Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона.

И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»; ; ; . Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер. Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно.

Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже). Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.).

Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты; ; ; .

№ Реквизит Чем предусмотрен Примечания 1 Заверительная надпись Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна» 2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Руководитель, ; ; или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник; заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности 3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 — 4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускается.

Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота 5 Печать Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров) 6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  1. копии собственных документов;
  2. копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организации;

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии 7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствию; ; Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен Приведем пример заверения копии. Копия верна, подлинник находится в ООО «Ретро» Руководитель кадровой службы И.А. Иванова М. П. 3 ноября 2011 г.

При заверении обращайте внимание на качество подлинника.

Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять; . Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  1. отдельно заверить каждый лист копии;
  2. прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати.

Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательна; .

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверки, , то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов:

  1. печать организации.
  2. заверительную надпись;
  3. подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки.

В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком. Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения.

Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование.

Хотя из текста закона это совсем не следует. *** Заверение копий не требует больших усилий.

Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.