Кто может заверять документы в организации

Кто может заверять документы в организации

Кто имеет право заверять документы в организации


Вы здесь: / / СодержаниеВ делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом:

«заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу»

.

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Стандарт устанавливает следующее:

«При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»

проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Выдача копий и их заверениеОбщий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(с изменениями от 08.12.2003).

В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.

Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.». Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства.

Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания:

«Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов»

.Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера.

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.Нотариальное заверение копий документовВ определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации.

Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом.

Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа.

Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление.

В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа.

На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу.

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др.

Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность.

Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц.

Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

.

Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа.

В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».Отделение – НБ Республика БурятияУФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия)Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что

«письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии»

.

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.Как следует из п.

3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).В абз.

4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.В соответствии с п.
4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

  1. далее указывается должность лица, заверившего копию;
  2. ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  3. проставляется печать.
  4. проставляется его личная подпись;
  5. делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  6. указывается дата заверения;

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.ЛевченкоВ отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п.

8 ст. 94 НК РФ).Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля. Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе.

Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов.

В данной статье мы предлагаем обсудить вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации и несколько важных нюансов, связанных с этим процессом.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документовЗаверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами.

Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах.Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов. Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов.

Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг.

В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры.

Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию. Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения.

Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру. Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

  • При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.
  • Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
  • Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов.

В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы.

Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов.

После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа.

Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью.

Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примутДубликат, подготовленный руководством компании, в точности воспроизводит текст оригинального бланка. Однако копия не является подлинником документа.

При необходимости предоставления копии в государственные инстанции либо другие структуры потребуется заверить документ.Для подготовки копии нужна качественная техника, способная с точностью воспроизвести содержание и вид основного бланка.

Наличие загрязнений или нечитаемый текст может стать причиной для отказа в приеме бумаг. Этот фактор необходимо учитывать в обязательном порядке.Вопрос о том, как правильно заверять копии документов, имеет высокую важность как для самих бизнесменов, так и наемных работников. Перед проведением этой процедуры необходимо ознакомиться с действующими правилами закона, касающихся конкретного вида документации.

Некоторые документы работник может заверить самостоятельно. В иных ситуациях данное право предоставляется руководству компании либо нотариусу. Ниже мы предлагаем рассмотреть стандарты, разработанные для различных видов документов.Стандартный порядок заверения документов подразумевает наличие на дубликате отметки с надписью «Копия верна».

Данная процедура используется при заверении паспорта, трудовых книг, дипломов и свидетельства о браке.

Для изготовления дубликата можно использовать ксерокс или компьютерный сканер.Копии, сделанные данным методом, должны полностью соответствовать оригинальному бланку.

Особое внимание необходимо уделить читабельности текста.

Очень важно, чтобы человек, получивший дубликат, имел возможность расшифровать все печати и штампы, содержащиеся на странице.

При подготовке дубликатов документов, состоящих из нескольких страниц, необходимо тщательно пронумеровать все листы.Отдельного внимания заслуживает порядок изготовления дубликата трудовой книги.

В этом случае более целесообразно подготовить выписку, содержащую ключевую информацию, интересующую органы контроля.

В данном случае делается копия отдельных листов, которые заверяются специальной отметкой. Такие копии получают юридическую силу лишь при наличии подписи должностного лица и фирменной печати.

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организацииКак правило, при первом обращении в государственный структуры человек получает список документов, которые нужны для решения конкретного вопроса. В данном списке приводится наименование отдельных бланков, нуждающихся в нотариальном заверении.

Чаще всего необходимость в нотариальном оформлении возникает у субъектов предпринимательства. Обычные граждане прибегают к подобным услугам при оформлении доверенности, получении наследства либо заключении брачного контракта.Минимальная стоимость данных услуг составляет около одной тысячи рублей. Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр.
Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр.

Нотариусы обязаны отказать в оформлении документов тем гражданам, что обращаются за помощью, имея на руках лишь копию бумаг.

Акты, заверенные в нотариальной конторе, содержат в себе отметку «Копия верна», а также реквизиты компании, предоставившей данные услуги. Правила заверения копий документов, установленные законодательными органами, обязывают нотариусов отказываться от заверения ламинированных бланков. Помимо этого, специалистам предоставляется право отказаться от заверения бумаг, в которых часть текста написана карандашом.Заверением документов на иностранных языках занимаются специализированные фирмы.

Переводить официальные бумаги имеют право лишь дипломированные специалисты. В каждом регионе Российской Федерации действует несколько крупных бюро переводов. Здесь следует отметить, что данные документы не могут быть заверены нотариусом либо самим заявителем.При подготовке подобных бланков необходимо учитывать требования инстанций, которым будет передан подготовленный документ.

Некоторые инстанции требуют предоставления переведенного бланка, а другие – нотариального заверения перевода.Отметка «копия верна» на документах, образец фото которой представлены в данной статье, свидетельствует о том, что содержание дубликата полностью соответствует содержанию подлинника.

Однако в некоторых случаях суд может отказать от рассмотрения подобных документов. Как правило, причина такого отказа объясняется отсутствием одного из обязательных реквизитов. Это может быть, как подпись должностного лица, завизировавшего акт, так и оттиск фирменной печати.В некоторых случаях суд может рассмотреть и обычную ксерокопию, не содержащую никаких отметок.

Однако решения, вынесенные на основании подобных актов, могут быть оспорены в более вышестоящих инстанциях. Для того чтобы снизить риск получения поддельных экземпляров, судебные органы обязывают всех участников процесса предоставлять письменные доказательства, оформленные согласно установленному порядку.

Копия — это документация, несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информациюСубъекты предпринимательства в ходе своей деятельности часто сталкиваются с необходимостью предоставления документов сотрудникам налоговой службы. Порядок изготовления копий отчетов и прочих актов заслуживает отдельного внимания. В девяносто третьей статье Налогового Кодекса говорится о том, что каждая переданная отксерокопированная страница или дубликат должны содержать в себе отметку с подтверждением актуальности представленной информации.

Основываясь на этом правиле можно сделать вывод, что копия журнала или реестра, заверенные одним штампом, могут быть не приняты работниками ИФНС. Более того, предприниматели, подающие такую отчетность, могут получить штраф за нарушение правил делопроизводства.Единственным исключением являются прошитые и пронумерованные отчеты, опломбированные специальной наклейкой.

На эту наклейку ставится отметка с указанием количества страниц и подписью должностного лица. На границе наклейки и бумажного листа ставится фирменная печать.

При получении подобных отчетов, органы контроля уделяют внимание целостности страниц.

Очень важно, чтобы содержание подобных отчетов легко читалось.Субъектам предпринимательства важно знать о том, как правильно заверить документы для налоговой.

Использование вышеуказанной методики допустимо лишь в том случае, когда общее количество страниц составляет менее ста пятидесяти листов.

В иных ситуациях, потребуется разделить отчетность на несколько равных частей. Многие эксперты рекомендуют предпринимателям использовать этот метод и при хранении подлинников отчетов.

Такой подход позволяет значительно сократить риск возникновения конфликтов с налоговой службой.Использование услуг, предоставляемых нотариальным агентством, является одним из самых надежных методов заверения дубликатов. Заверение актов, оформленных субъектами предпринимательства, допускается лишь в том случае, когда составитель подлинника придерживался всех норм действующего законодательства.

Заверить такой документ можно лишь при условии ее актуальности на момент посещения специализированного агентства.

Отметка «Копия верна» необходима лишь в том случае, когда подлинник акта завизирован подписью должностного лица. Как правило, такая отметка требуется при передаче документов в государственные учреждения.Копии, использующиеся внутри предприятия, могут быть заверены генеральным директором либо другим сотрудником, имеющим соответствующие полномочия.

Чаще всего такие полномочия передаются главному бухгалтеру, руководителю кадровой службы, секретарю и делопроизводителю. Информация о наличии права подписи документов должна быть зафиксирована в должностных инструкциях работника.

Акт, заверенный подписью лица, не имеющего соответствующих прав, теряет свою юридическую силу.

При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналуЗаверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью.

Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений.

Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.В некоторых ситуациях при оформлении дубликатов не нужно заверять представленную информацию.

Как правило, органы, осуществляющие приемку документов, указывают необходимость предоставления дубликата или заверенной копии.

Примером документа, не требующего заверения, является нулевая ставка НДС. Помимо этого, действующие законы разрешают использовать электронные формы отчетов, которые также не требуют заверений.Арбитражный суд и контролирующие органы редко обязуют предпринимателей предоставлять распечатанные копии электронных бланков.
Помимо этого, действующие законы разрешают использовать электронные формы отчетов, которые также не требуют заверений.Арбитражный суд и контролирующие органы редко обязуют предпринимателей предоставлять распечатанные копии электронных бланков.

Данный документ может быть рассмотрен и принят арбитражным судом и другими инстанциями.

Действующие законы рассматривают подобные акты именно как дубликаты. Оригинальным бланком является документ, имеющий мокрую печать и живую подпись.

Сегодня, судебные органы принимают от граждан электронные документы через специальный сайт в интернете. На таких сайтах расположена специальная форма, предназначенная для загрузки отсканированных страниц.По мнению специалистов, при обращении в различные государственные учреждения необходимо иметь на руках не только дубликат, но и подлинник.

Некоторые структуры могут попросить предоставить оригинальный документ и копию для того, чтобы сравнить их содержание. Особое внимание уделяется подписям и печатям.В данной статье мы рассмотрели вопрос о том, как заверять документы, «копия верна», образец отметки нотариуса и другие нюансы, связанные с этим вопросом.

Дубликат бланка должен в обязательном порядке содержать в себе информацию о лице, заверившем содержание акта.

В качестве дополнительных реквизитов указывается дата изготовления копии. Акт, выданный организацией, должен быть заверен печатью и подписью руководителя.

Такие документы могут быть переданы в суд, налоговую службу и другие государственные учреждения.Похожие записи:

  1. 29.09.2019
  2. 29.09.2019
  1. 26.03.2021
  2. 26.03.2021
  3. 14.04.2021 Народная мудрость призывает не давать зарок от бедности и тюрьмы не зарекаться. Но, если первое преодолеть можно собственными силами и желанием, то второй – дело случая.

    Никогда не знаешь, как и где окажешься, кем предстанешь перед судом. Поэтому необходимо всегда…

  4. 14.03.2021

Мы рады любым вопросам, пожеланиям и предложениям!

Copyright 2016-2019 — . Все права защищены.

Adblock detector

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

  • Оригиналы
  • Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.
  • Нотариально заверенные копии

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  • Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.

  • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
  • Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).

    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:

    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

  • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
  • Иным работником юридического лица.

    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:

    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  • Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.

  • Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.

  • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
  • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя: Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП.

При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

  1. в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.
  2. должность лица, заверившего копию,
  3. печать организации/ИП.
  4. проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  5. расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  6. личная подпись лица, заверившего копию,
  7. дата заверения,

Пример Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать Обратите внимание! Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  1. копии остальных документов — 1 месяца
  2. копия паспорта — 3-х дней

Назад Версия для печати

Ответ недели: копия с копии документа

  1. 1.4 тыс.
  2. 6 мин.
  3. 20.11.2020

Может ли одно ООО сделать копию с копии документа, заверенной другим ООО и заверить ее собой?

Сообщаю Вам следующее: Копия — это документ, имеющий равную с подлинником юридическую силу, верность копии должна быть заверена либо нотариально, либо той организацией, которая выдала документ (поэтому ксерокопии без надлежащего заверения копиями не являются). Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Следовательно, если ООО сделает копию с копии документа, заверенной другим ООО и заверить ее собой, такая копия не будет иметь юридической силы.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления: Документ 1 В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов», утвержденном Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

В указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (

«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год»

) и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии документов, не заверенные надлежащим образом, а также документы, не содержащие обязательных реквизитов, суды не принимают в качестве доказательств.

Это можно увидеть из следующих показательных примеров из судебной практики: — простая копия доверенности представителя, подписавшего кассационную жалобу от имени организации, послужила основанием для ее возвращения без рассмотрения по существу. Суд посчитал, что (про недопустимое доказательство в данном судебном акте ничего не сказано!) полномочия представителя не были подтверждены ( Московского городского суда от 06.09.2019 N 4г-12095/2019); — поскольку приложенная к жалобе на бездействие судебного пристава копия доверенности не была надлежащим образом заверена, вышестоящий орган ФССП РФ правомерно отказал в рассмотрении поданной жалобы ( Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.10.2019 N 17АП-12797/2019-АК по делу N А60-33131/2019).

Про оригиналы нельзя забывать При предъявлении заверенных копий документов следует учитывать, что у суда может возникнуть желание проверить наличие подлинников, с которых были сняты копии. Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Установленные реквизиты заверительной надписи (должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения) о соответствии копии документа его подлиннику имеют целью предотвращение неправомерного заверения копий документов лицами, у которых подлинники таких документов отсутствуют.

В соответствии с АПК РФ арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств. Так, при рассмотрении одного дела суд установил, что лицо, заверившее документ, не имеет никакого отношения к организации, от имени которой оно заверяло копию. Поскольку в материалы дела не было представлено доказательств в подтверждение того, имело ли оно право заверять документы и располагало ли подлинниками, суд признал заверенные им копии недопустимыми доказательствами ( ФАС Московского округа от 11.01.2012 по делу N А40-26778/11-5-185).

При этом суд может расценить факты подписания искового заявления, удостоверения копий документов, приложенных к исковому заявлению, неуполномоченным лицом не свидетельствующими о порочности искового заявления и заверенных документов, а также о наличии существенных обстоятельств, способных повлиять на принятие решения ( Арбитражного суда Поволжского округа от 06.02.2019 N Ф06-42778/2018 по делу N А55-13453/2017).

Если речь идет о деле о банкротстве, в рамках которого кредитор пытается включить свои требования к должнику в реестр, он обязан предъявить оригиналы документов, подтверждающие его требования. Такая необходимость связана с тем, что с целью защиты конкурсной массы от недобросовестных кредиторов суд обязан установить действительность таких требований и отсутствие признаков злоупотребления правом со стороны заявителей.

Так, в одном деле суд усомнился в представленных компанией документах в подтверждение ее вексельных требований. Копии документов, представленные в материалы дела, были заверены самой компанией, хотя она не имела отношения к их составлению и оригиналами не располагала. Представитель компании пояснил, что документы получил из материалов дела в ходе ознакомления с ними, однако данный довод не был проверен нижестоящими судебными инстанциями, поэтому суд округа направил дело на новое рассмотрение ( ФАС Московского округа от 26.06.2014 N Ф05-6271/2014).

Кто вправе заверять копии? Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо. Верность копий подлинникам документов могут свидетельствовать: — руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности; — иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности; — иное лицо, которому такое право предоставлено локальным актом организации. Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения.

Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону ( ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010)… …Нотариальное заверение копий В соответствии с , Основ законодательства РФ о нотариате (утв.

ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (далее — Основы о нотариате) нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами. Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом (например, для представления интересов в суде, в Росреестре и др.).

Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов. Нотариус удостоверяет копии документов в соответствии с Методическими по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв.

решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16.

В отличие от обычного заверения копий для нотариуса не имеет значения тот факт, является ли заявитель владельцем соответствующего подлинника или нет.

Перед выполнением нотариального действия он обязан установить личность заявителя ( названных Рекомендаций).

Нотариус не станет заверять копию биометрического загранпаспорта гражданина, который является технически сложным документом, включающим заламинированные страницы, содержащие скрытую информацию в электронном виде, что не позволяет нотариусу сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа и свидетельствовать верность его копии ( Московского городского суда от 26.12.2011 по делу N 33-40341). Нотариально заверенная копия по своей юридической силе более значима. Особенностью любых нотариальных документов, в том числе нотариальных копий, является то, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута путем подачи заявления о подложности доказательств или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия и нотариальный акт был отменен (, ГПК РФ, , АПК РФ).

В то же время, свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ ( Основ о нотариате)… Документ 2 …Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа его подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа — на обороте документа и включает слово «Верно» (без кавычек); наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии.

Документ 3 Доказательство признается арбитражным судом достоверным, если в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности ( АПК РФ).

Достоверность письменных доказательств в виде заверенных копий проверяется судом путем сличения их с оригиналами документов, а также проверки и исследования соответствия содержащихся в них сведений действительности, поэтому даже в отсутствие письменного заявления о фальсификации доказательств суд обязан запросить в материалы дела оригиналы доказательств, с содержанием которых спорят лица, участвующие в деле. Документ 4 Проверка наличия подлинников и копий документов. В соответствии с п. 5 Закона о государственной регистрации прав все документы, необходимые для регистрации, представляются не менее чем в двух экземплярах, один из которых должен быть подлинником (за исключением подлинников актов органов государственной власти и местного самоуправления, например постановления, решения или распоряжения глав администраций, комитетов и пр., так как подлинник такого документа существует в единственном экземпляре, подписанном руководителем, а гражданам и организациям выдаются копии, заверенные канцелярией, управлением делами или протокольным отделом соответствующего органа).

Поскольку срок государственной регистрации установлен достаточно большой — календарный месяц, естественно, что на такой срок сдавать в учреждение юстиции подлинники таких важных документов, как, например, учредительные документы и свидетельство о регистрации юридического лица, генеральные доверенности, брачные свидетельства, нереально, да и нет необходимости. Должностное лицо учреждения юстиции может произвести непосредственно на приеме сличение копии с подлинником, сделать об этом отметку на копии и возвратить заявителю подлинники документов.

Но подлинники правоустанавливающих документов вместе с копиями обязательно должны быть сданы в учреждение юстиции, поскольку на них будет проставлен штамп о регистрации сделки или выдаче Свидетельства. Следует также отметить, что копия — это документ, имеющий равную с подлинником юридическую силу, верность копии должна быть заверена либо нотариально, либо той организацией, которая выдала документ (поэтому ксерокопии без надлежащего заверения копиями не являются).