Оформление кассовых документов при онлайн кассах

Оформление кассовых документов при онлайн кассах

Какие документы вести при онлайн-кассе?


25 июня 2018 В обычном понимании журнал кассира-операциониста (ЖКО), или форма № КМ-4 — это документ, в котором отражаются все расходы и доходы, а также ежедневная выручка компании. В журнале кассира-операциониста указываются следующие сведения:

  1. счетчик ККТ на конец смены (гр. 9);
  2. сумма денежных средств, сданных в наличной форме (гр. 11);
  3. сумма денежных средств, сданных в безналичной форме (гр. 12-13);
  4. сумма выручки за смену (гр. 10);
  5. подписи ответственных лиц (гр. 7-8);
  6. общая сумма выручки (гр. 14);
  7. счетчик контрольно-кассовой техники (ККТ) на начало смены (гр. 6 по форме № КМ — 4);
  8. сумма денежных средств по возвратам от покупателей товаров при предоставлении чеков (гр. 15).

Журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе вести не требуется.

На данный момент приходится заполнять форму № КМ-4 только тем компаниям, которые еще не перешли на ККТ нового образца. Обновленный закон «О применении ККТ» (№ 54-ФЗ) отменил оформление целой серии документов, которые раньше приходилось вести вручную.

Теперь акты, журналы и справочные отчеты автоматически формируются в электронном виде.

Все сведения о совершенных с помощью устройства операциях вносятся в систему без помощи кассира.

После этого копии чеков передаются в ФНС. Кроме того, теперь покупатель может получить чек при покупке через интернет-магазин безналичным расчетом.

Процедура занимает не более 5 минут – клиент получает документ об оплате на номер телефона или адрес электронной почты.

С использованием касс старого образца сделать это было невозможно. При необходимости электронный чек можно выдать и в обычном магазине по требованию покупателя. С введением онлайн-касс больше не требуется вести целый ряд бухгалтерских документов.

В их число входят формы:

  1. КМ-9: «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
  2. КМ-5 : «Журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
  3. КМ-7: «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации»;
  4. КМ-8: «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
  5. КМ-4 : «Журнал кассира-операциониста»;
  6. КМ-3: «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  7. КМ-2: «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  8. КМ-1: «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
  9. КМ-6 : «Справка-отчет кассира-операциониста»;

Все сведения, ранее вносившиеся в вышеперечисленные документы, теперь учитываются в системе автоматически. Изменения не коснулись двух важных документов:

  1. БСО. Бланки строгой отчетности остаются в силе, однако теперь их можно выдавать в электронном виде. По просьбе клиента БСО можно отправить на номер телефона или адрес электронной почты.
  2. Кассовой книги. Представляет собой унифицированный регистрационный документ, заполняемый письменно или в электронной форме.

С вступлением в силу закона №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» появилось два новых документа.

Это чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода». Первый выдается, если появляется неучтенная выручка. В нем отражается сумма превышения.

Также он необходим в случаях, когда в магазине случился перебой в подаче электроэнергии и кассир вел торговлю, принимая наличные.

Второй оформляется, когда производится возврат средств за товар или услугу.

Он выдается как при оплате наличными, так и банковской картой. Также появились отчеты об открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя и подтверждение ОФД о достоверности принятых данных. Они не входят в перечень документов учета, поэтому подробно рассматривать их мы не будем.ККТНовостиСоветы для предпринимателейФЗ 54ФНС

Нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе

4739 Содержание страницы Вопрос о необходимости кассовой книги при наличии онлайн-кассы стал появляться тогда, когда был отменен ряд требований относительно наличия документов к кассе с наличием ЭКЛЗ.

Это принципиальный момент, так как кассовая книга является основной бумагой, посредством которой осуществляется финансовый учет. Кассовая книга представляет собой бумагу, которая фиксирует перемещение денег внутри кассы фирмы.

В ней отражаются эти сведения:

  1. Объем денег, которые изъяты из аппарата.
  2. Объем наличности, которые поступили в кассу.

Зафиксированные данные нужно сравнить с кассовым лимитом, который утвержден в конкретной фирме.

Если произошел выход за рамки лимита в большую сторону, излишки направляются на хранение в банковское учреждение. Под кассой в законодательстве понимается не только непосредственно аппарат, а любой объект, где выполняется прием-выдача денег.

Это может быть любое место, где присутствует прием-выдача средств. То есть касса может быть не только на предприятии, но и в любом субъекте.

Главный признак кассы – это перемещение средств.

Под перемещением понимаются эти операции:

  1. Выдача ЗП.
  2. Предоставление и возврат денег под отчет.
  3. Предоставление и возврат командировочных.

Прием денег от покупателей в магазине или в центре по предоставлению услуг – это также перемещение средств.

Использование кассы обязательно сопровождается ведением КК. При ее ведении используются вспомогательные регистры. В частности, это приходные и расходные ордера.

На базе этих бумаг заносятся записи в КК. В книге фиксируются сведения о документации. К примеру, это могут быть следующие документы: талоны на бензин, питание сотрудников, путевки.

Вести КК обязаны только ЮЛ. ИП освобождены от этой обязанности даже в том случае, если они осуществляют денежные операции. Соответственно, ИП также не должны следовать кассовому лимиту. ЮЛ, являющиеся малыми предприятиями, могут не обращать внимания на лимит ККТ. Но они обязаны вести КК. ВАЖНО! Если лицо обязано вести КК, но не делает этого, на него накладывается штраф в размере 40 000-50 000 рублей (основание – статья 15.1 КоАП РФ).

Если лицо обязано вести КК, но не делает этого, на него накладывается штраф в размере 40 000-50 000 рублей (основание – статья 15.1 КоАП РФ). К СВЕДЕНИЮ! Рекомендуется назначить сотрудника, ответственного за правильность ведения КК. Был обновлен ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года.

Он стал основанием для изменений, касающихся перечня кассовой документации. В частности, изменился ряд документов, которые обязательно должны дополнять работу с кассой. В ФЗ №54 была введена статья 1.

В ней перечислены акты, которым нужно следовать при использовании касс. Это следующие документы:

  1. Акты, которые приняты на основании этого ФЗ.
  2. ФЗ №54.

Теперь не обязательно использовать документы, перечисленные в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 года. В частности, это акт о возврате средств потребителям, о проверке денег в КТТ и многие другие документы.

Однако остаются обязательными документы, относящиеся к операциям с ККТ. Они перечислены в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года:

  1. Ордера, сопровождающие приход и трату.
  2. КК.

Что это все обозначает? Вопрос о нужности ведения КК при наличии онлайн-кассы возник тогда, когда ряд бумаг стал необязательным с обновлением ФЗ №54.

Однако, несмотря на все обновления, ведение КК – это по-прежнему обязательный пункт.

Касса – это довольно широкое понятие.

Это значит, что действия на любом виде кассы при применении онлайн-кассы – это частное обстоятельство в рамках хозяйственных отношений. Эти отношения сопровождаются в обязательном порядке ведением КК. И совершенно неважно, используется ли классическая ККТ.

То есть даже если компания не использует классическую ККТ и онлайн-кассу, она все равно должна вести кассовую книгу.

Соответственно, она должна присутствовать и при эксплуатации онлайн-кассы.

В ФЗ №54 вообще ничего не сказано по поводу возможности того, что компания может не использовать КК. Следовательно, нет никаких нормативных обоснований отказа от ведения книг.

Вести КК при использовании онлайн-касс нужно при наличии этих обстоятельств:

  1. Наличие ИП и решения о том, что КК будет использоваться.
  2. Наличие открытого ЮЛ (сюда относятся и малые предприятия).

Ведение кассовой книги сопровождает любые операции с деньгами. И неважно, использует ли фирма специальное оборудование.

Правила ведения КК даны в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Даже если фирма использует онлайн-кассы, эти правила не изменяются.

Рассмотрим основы ведения документа:

  1. База для занесения записей в КК – это ордер на приход денег и их трату. И приход, и расход должен был зафиксирован в книге.
  2. Фиксируется остаток на завершение рабочего дня, который нужно сравнить с реальным наличием денег в аппарате.
  3. КК можно вести в электронном формате. Однако в этом случае нужно распечатать файл, а затем прошить его и заверить.

Выручка, которая пришла через ККТ, приходуется в операционную кассу посредством заполнения приходного ордера. В ней указывается соответствующая сумма. Эта сумма будет подтверждаться отчетом о закрытии смены, который создается онлайн-кассой.

Обычно КК ведется на основании формы . Рассматриваемая форма утверждена Постановлением №88 от 18 августа 1998 года. Однако этот вид документа не является обязательным.

То есть форма может утверждаться самой компанией. В этом случае утвержденный вариант фиксируется в учетной политике. В КК должна содержаться эта информация:

  1. Дата составления.
  2. Подписи руководителя и главбуха.
  3. Наименование структурного подразделения.
  4. Количество страниц, которые были пронумерованы.
  5. Коды.
  6. Наименование организации.
  7. Указание используемой формы (№КО-4).

КК может быть как бумажной, так и электронной.

В последнее время все чаще и чаще используется именно вторая форма. Но при ее использовании в целях заверения потребуется электронная подпись. Она заблаговременно оформляется на сотрудника, ответственного за ведение КК. Если это бумажный документ, его прошивают и нумеруют. Базовые правила по ведению книги содержатся в Приказе №52н от 30 марта 2015 года.
Базовые правила по ведению книги содержатся в Приказе №52н от 30 марта 2015 года.

С этим нормативным актом должен ознакомиться и руководитель, и лицо, ответственное за КК. Записи в книгу вносятся ежедневно.

Они должны быть за каждый рабочий день, в который было движение денег.

Рассмотрим пример. Предприятие дважды в месяц выдает ЗП своим сотрудникам. Больше никаких операций с деньгами не производится. В этом случае за месяц вносятся две записи, указывающие на выдачу ЗП.

Записи вносятся на базе информации из РКО и ПКО. Эта работа выполняется ответственным лицом. По окончании смены документ передается главбуху или руководителю.

Это специалисты должны заверить документ.

К СВЕДЕНИИ! При ведении КК нужно отделить друг от друга записи о движении денег и движении финансовых документов.

Какие документы вести при онлайн-кассе

17656 01.08.2018 Какие документы теперь нужно заполнять при использовании онлайн-кассы? Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Узнайте ответы на эти вопросы прямо сейчас.

Новый закон о применении ККТ (№ 54-ФЗ) автоматически отменил оформление целой серии документов, которые раньше приходилось вести вручную. Теперь акты, журналы и справочные отчеты автоматически формируются в электронном виде. Однако появились и принципиально новые документы, которых раньше не было – например, чек коррекции.

Согласно 54-ФЗ, при применении ККТ следует руководствоваться непосредственно самим законом и нормативными актами, принятыми в соответствии с ним различными ведомствами.

Согласно письмам ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059 и Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 больше не нужно заполнять так называемую «первичку» — первичные документы бухгалтерского учёта по регистрации поступления средств от населения. К таким документам относятся формы КМ-1 – КМ-9:

  1. форма КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  2. «журнал кассира-операциониста» (форма КМ-4);
  3. «журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста» (форма КМ-5);
  4. «журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»; (форма КМ-8).
  5. форма КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
  6. форма КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  7. форма КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ»;
  8. «сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации» (форма КМ-7);
  9. «справка-отчёт кассира-операциониста» (форма КМ-56);

Таким образом, письма Минфина и ФНС отрицательно отвечают на один из самых частых вопросов бухгалтеров, предпринимателей и кассиров: «Нужно ли вести журнал кассира-операциониста при онлайн кассе».

Этот документ остается в прошлом.

Данные, которые содержались в таких формах, теперь передаются в ФНС в электронном виде автоматически. Как отмечают бухгалтеры, вести учёт с онлайн-кассой стало удобнее.

Закон не затронул правил ведения кассовой книги, оформления кассовых ордеров на приход и расход. Кассовая книга – обязательный унифицированный регистр.

Её обязаны вести все компании, в электронном или бумажном виде на выбор. Книга составляется по форме КО-4.

Кассовая книга обязательна для всех владельцев онлайн касс и касс старого образца. Бланки строгой отчётности теперь печатаются через онлайн-кассу или предоставляются покупателю в электронном виде (например, на электронную почту или в СМС на указанный покупателем номер телефона).

В 54-ФЗ упоминаются два принципиально новых документа – чек коррекции и чек с признаком «возврат прихода».

Чек коррекции пробивается при обнаружении неучтенной выручки – на сумму превышения. Также он будет нужен, если в торговой точке внезапно отключили электроэнергию и расчёт велся наличными.

Чек с признаком «возврат прихода» оформляет при возврате средств за товар или услугу (как наличных, так и тех, что были сняты с банковской карты). Появились и такие документы, как отчёты об открытии и закрытии смены (между операциями не должно проходить больше 24 часов), отчёт о закрытии фискального накопителя, подтверждение оператора.

Онлайн-кассы в 2021 году: как установить, настроить и зарегистрировать

Редактор: Елена Галичевская 17.03.2021 2 663 Антон Дыбов Эксперт по праву До 1 июля 2021 года онлайн-кассы должны установить почти все предприниматели, которые не сделали этого раньше.Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые.

Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового. Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем.

Фискальный накопитель записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету. Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин.

Сам продавец не может скорректировать информацию на носителе.

А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов. Продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний и ИП.

При расчете покупатель получает от продавца бумажный чек.

Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон.

При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту. По 54-ФЗ использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары и услуги физлицам, представителям компаний и ИП. Грубо говоря, если покупатели платят наличными, картой или смартфоном, нужно пробить чек.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Например, так бывает, когда компания принимает банковские переводы.

До 1 июля 2021 действует отсрочка:

  1. ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства.
  2. для ИП без сотрудников, которые оказывают услуги или выполняют работы своими силами;

Они не обязаны устанавливать онлайн-кассы, а вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности, товарные чеки или квитанции. Некоторым предпринимателям разрешили работать вообще без кассы, например:

  1. ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
  2. ИП и юрлицам, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив;
  3. ИП¸ которые сдают в аренду свою квартиру;
  4. ИП и юрлицам, которые работают в труднодоступной местности: их перечень устанавливают региональный нормативные акты.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговцы на розничных рынках и ярмарках, аптеки в селах тоже могут бессрочно работать без онлайн-касс.

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

  • Фискальный регистратор с фискальным накопителем — это разновидность онлайн-кассы без клавиатуры и дисплея.
  • Онлайн-касса привычного вида с фискальным накопителем.
  • Дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.

Давайте подробнее о каждом.

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка. Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.
Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой. Это можно проверить в реестре на сайте налоговой.

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до К12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев.

Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать. Срок работы. Предприниматель выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения.

Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев подойдет:

  1. ИП и ООО на УСН или ЕСХН;
  2. если ИП или ООО оказывает услуги;
  3. ИП работает на патенте.

Правда, в некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

  1. если у них сезонная работа;
  2. компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные пла­те­жи фи­зи­че­ских лиц, например за ин­тер­нет, теле­фон, со­то­вую связь, ЖКУ и так да­лее.
  3. они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД.

    Так работают кассы на территориях, которые включены в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек, — местные органы власти утверждают списки таких мест;

  4. они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП на 1500—3000 ₽, юрлицо на 5000—10 000 ₽. Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ.

Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой. В реестре на сайте налоговой собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас в реестре 186 моделей и он постоянно обновляется.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф не меньше 10 000 ₽, а юрлица — 30 000 ₽.Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы.

Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор. Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить его к компьютеру или планшету с кассовой программой.

Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф.

Выглядят они примерно так: Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

  1. фискальный накопитель;
  2. принтер чеков;
  3. вычислительно-коммуникационный модуль.

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм. Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса.

Вот какие различия: Присоединение к компьютеруОбязательноРаботает без подключения, самостоятельноВстроенное программное обеспечениеНет, нужно присоединять регистратор к компьютеру и устанавливать на него кассовую программуСтоит внутри кассы, готово к работеСкорость печати чековДо 300 мм/сПревышает 100 мм/сЧеки шириной 80 ммПечатаетНет В истории с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы: ✅ Кассир работает не с маленьким экраном обычной онлайн-кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие необходимые для работы программы. ✅Регистратор использует память компьютера, она больше, чем память онлайн-касс.

Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅Скорость печати чеков выше, чем у онлайн-касс, за счет мощного ресурса компьютера и высокой скорости обработки информации. ❌ Решение скорее подходит для крупных магазинов. Для работы нужен компьютер. Онлайн-касса автономного типа.

Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф.

Выглядит вот так: У автономной кассы есть и плюсы, и минусы: ✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку. ✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.✅ Подключение по беспроводной сети через Wi-Fi, сим-карту или по Bluetooth.✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей. ❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Грубо говоря, эта касса не стоит у вас в магазине, а существует в интернете и отдает чеки покупателя.

Чтобы подключить оплату на сайте, нужно оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе, PayPal и другим. Из касс подойдет, например АТОЛ Онлайн. Плюсы и минусы: ✅ Покупать кассу не нужно — продавец берет ее в аренду.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не физическая касса с кнопками и принтером чеков.✅Продавцу не нужно самостоятельно менять фискальный накопитель — обслуживанием занимается арендодатель.✅Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя напечатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: например, онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и большим ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.Плюсы и минусы POS-систем: ✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽. Выбирайте онлайн-кассу в зависимости от целей бизнеса: Фискальный регистраторНебольшим и средним торговым компаниям, отделениям связи, заведениям общественного питания, выездной и уличной торговлиОт 3000 до 50 000 ₽Автономная Небольшим магазинам с ограниченным ассортиментом товаров, с небольшим клиентским потоком — до 50 чеков в день.

Сервисам, где нет попозиционного учета.

Для выездной торговли, курьеров От 5500 до 40 000 ₽ОблачнаяИнтернет-магазинам, выездной торговле, сфере услуг, транспорту, ЖКХОт 1500 до 2000 ₽ в месяцOS-системаКрупным супермаркетам, магазинам с большим ассортиментом и большим потоком покупателейОт 10 000 до 150 000 ₽ Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

  1. по вайфаю или мобильному интернету через сим-карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.
  2. через кабель;

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай.

Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать. Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.
2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D. Терминал эквайринга — для оплаты картами.

Чтобы принимать оплату по безналу нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без кассового аппарата подключить эквайринг нельзя.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка. Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными.

Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности. Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель.

Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить. Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных.

Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.

Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и дают ОФД в подарок.

Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Подпись стоит от 2000 ₽. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ». В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните в заявлении: 1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать.

Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать .

Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС. 2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата.

Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.3.
Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.3.

Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее для расчетов в интернете или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка. Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Шаг 4. Введите регистрационный номер в свою онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить.

Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает чек.Шаг 5. Сделайте отчет о регистрации онлайн-кассы. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники».

Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из чека.Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС.

Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы.

Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС. Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД.

После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Подключение онлайн-кассы прошло успешно, после этого можете начинать работать.

Если у вас нет КЭП, то сходите в налоговую и зарегистрируйте кассу:

  • Вам выдадут регистрационный номер ККТ.
  • В течение одного рабочего дня внесите регистрационный номер в кассу, распечатайте отчет о фискализации и снова отнесите его в налоговую.
  • Заполните бумажное заявление и отнесите его в любую налоговую, необязательно по адресу регистрации.

Чтобы не ходить в налоговую дважды, можно сразу прийти с кассой и сделать все на месте. Подписка на новое в Бизнес-секретах Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами. Подписаться Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь Антон Дыбов Эксперт по праву

Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?

О том, что изменилось в этом учете и в документальном оформлении учетных операций, читайте в нашей статье.

С 1.07.2017 обязательными для применения лицами, получающими наличную выручку, стали кассовые аппараты нового типа — онлайн-кассы, характеризующиеся:

  1. более высокой степенью защищенности данных о продажах, сформированных на них;
  2. способностью передачи в режиме реального времени этих данных в ИФНС.

Одновременно введен ряд изменений:

  1. порядок регистрации и применения касс;
  2. в перечень лиц, обязанных применять ККТ;
  3. реестр обязательных реквизитов документов, формируемых кассой.

Однако, несмотря на достаточно широкий спектр изменений в работе с ККТ, суть этих перемен сводится к тому, что при наличных расчетах стали использоваться кассовые аппараты технически более высокого уровня. И именно с этим обстоятельством оказалась связана большая часть изменений в порядке работы с ними. Правил учета полученной через ККТ выручки эти изменения никак не затронули, несмотря на ряд новшеств в документальном оформлении некоторых операций с наличными денежными средствами.

Поэтому вопрос о том, как вести учет при онлайн-кассах, имеет единственный ответ: в том же самом порядке, что и раньше. Новшеств в нем нет. Некоторые бизнесы, как правило интернет-магазины, вместо кассовых машин предпочитают использовать облачные сервисы.

Облачная онлайн-касса — это сервис, через который интернет-магазин подключается к удаленной онлайн-машине, находящейся в дата-центре сервиса. Через этот аппарат проводится вся информация о расчетах, которая передается через оператора фискальных данных в налоговую инспекцию.

А облачный сервис обеспечивает подключение кассовых аппаратов к сайту интернет-магазина, настройку онлайн-касс и бесперебойный доступ к ним. Облачный сервис позволяет взять в аренду несколько ККТ без кассового аппарата и зарегистрировать их в налоговой инспекции.

Новый подход к документам, оформляемым при использовании ККТ, обозначился с появлением в законе «О применении ККТ.» от 22.05.2003 № 54-ФЗ обновленного текста ст. 1, в п. 1 которой теперь указано, что при применении кассовой техники следует руководствоваться:

  1. самим законом № 54-ФЗ;
  2. нормативными актами, принятыми в соответствии с ним.

То есть это автоматически отменило необходимость оформления считавшихся ранее обязательными документов, унифицированные формы которых были утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132: 1.

актов:

  1. о возврате денег покупателям (форма КМ-3);
  2. о проверке наличных в кассе (форма КМ-9).
  3. о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт (форма КМ-2);
  4. о переводе показаний денежных счетчиков на нули (форма КМ-1);

2.

Журналов:

  1. регистрации показаний счетчиков (форма КМ-5);
  2. учета вызовов технических специалистов (форма КМ-8).
  3. кассира-операциониста (форма КМ-4), письмо Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692;

3.

Справочных отчетов:

  1. сведений о показаниях счетчиков и выручке (форма КМ-7).
  2. справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6);

Вместе с тем новыми документами, которые связаны с наличными расчетами, выполняемыми с использованием онлайн-касс, стали утвержденные законом № 54-ФЗ (п. 4 ст. 4.1):

  1. отчет о закрытии фискального накопителя;
  2. отчет об открытии смены;
  3. подтверждение оператора.
  4. кассовый чек коррекции;

Прочие документы поменяли свою форму и требования к реквизитам.

С применением основного кассового документа (чека или БСО) стало возможным не только оформление поступлений за покупку, но и таких операций, как (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ):

  1. возврат денег покупателю;
  2. выдача средств клиенту;
  3. получение средств от клиента.

Однако изменения в документах, оформляемых по ККТ, никак не отразились на правилах ведения документации по операционной кассе, утвержденных указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Поэтому по-прежнему требуется оформлять кассовые ордера на приход и расход (п. 4.1) и вести кассовую книгу (п. 4.6). По отношению к наличной выручке обязательным будет ее ежедневное оформление по приходному ордеру, составленному на основании сформированного на онлайн-ККТ отчета о закрытии смены, который является аналогом создававшегося на кассе с ЭКЛЗ зет-отчета.

Расммотрим, как организовать учет денежных средств в кассе.

Принятая в онлайн-кассу выручка отражается по операционной кассе налогоплательщика.

Эта процедура фиксируется проводками:

  1. при розничной торговле, не предусматривающей ведения аналитики по покупателям:

Дт 50 Кт 90.1;

  1. при наличных расчетах с покупателями, являющимися юрлицами или ИП, в отношении которых учет по аналитике имеет значение:

Дт 50 Кт 62 и Дт 62 Кт 90.1.

Если расчеты осуществляются посредством пластиковой карты, то в проводках оказывается задействованным счет 57:Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62. Отражение в учете возврата денег за возвращенный покупателем товар зависит от того, когда произошло это событие:

  1. разных налоговых периодах — здесь возврат в периоде его осуществления придется отражать через внереализационные доходы-расходы.
  2. в одном налоговом периоде с продажей (причем неважно, совпадает ли день продажи с днем возврата) — в этом случае задействуются сторнирующие проводки;

Отдельно от поступления выручки операция возврата будет показана даже при условии совпадения дня возврата с днем продажи, поскольку закон № 54-ФЗ (пп.

1 и 4 ст. 4.1, п. 3 ст. 4.3, п.

1 ст. 4.7) требует обособленного оформления, хранения и передачи в ИФНС каждого сформированного кассой документа. Учетные операции с применением сторнирующих проводок будут выглядеть так:

  1. принят товар от покупателя:

Дт 41 Кт 76 (62);

  1. осуществлен возврат денег:

Дт 76 (62) Кт 50 (51);

  1. откорректирована выручка:

Дт 76 (62) Кт 90.1 сторно;

  1. внесены исправления по списанию стоимости проданного товара:

Дт 90.2 Кт 76 (62) сторно. Если учет в рознице ведется по ценам продажи, то при возврате возникнет проводка по восстановлению суммы торговой наценки:Дт 90.2 Кт 42.

Если же налоговые периоды продажи и возврата не совпадут, то в последних 3 проводках вместо субсчетов 90 будут задействованы имеющие аналогичные номера субсчета счета 91.

В отношении корректировки суммы НДС от реализации (если продавец работает с этим налогом) следует учесть, что здесь согласно требованиям НК РФ (п. 5 ст. 171) потребуется сделать вычет на сумму налога, соответствующую сумме возврата. При этом в книгу покупок должны попасть реквизиты либо корректировочного счета-фактуры, либо расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денег покупателю (письмо Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473).

Поскольку для корректного осуществления вычета (с указанием реквизитов документа, дающего на него право) сумму НДС необходимо отразить на счете 19, логичной для отражения суммы, предназначенной к вычету, будет проводка:Дт 90.3 Кт 19 сторно. Она, по существу, заменит собой 2 проводки: по корректировке НДС от выручки (Дт 90.3 Кт 68 сторно) и по начислению этой же суммы налога к вычету (Дт 19 Кт 68 или Дт 68 Кт 19 сторно). Вычет по отраженной на счете 19 сумме на дату его начисления будет сделан обычной для него проводкой:Дт 68 Кт 19.

К числу иных наличных расчетов с клиентом по кассе могут быть отнесены:

  1. расчеты по агентскому договору.
  2. оплата закупаемого у населения вторсырья;
  3. выплаты за товар, принятый на комиссию;
  4. выдача выигрышей;

Это операции расходного характера, оформляемые проводкой:Дт 76 (60) Кт 50 (51). Варианты номеров счета в дебетовой части этой проводки будут зависеть от того, что в отношении учета конкретной выплаты записано в учетной политике.

А в кредитовой части для ситуации перечисления денег на пластиковую карту возникнет счет 51. Соответственно, при возврате средств, выданных клиенту, возникнет обратная проводка, в которой при расчетах через пластиковую карту будет участвовать счет 57:Дт 50 (57) Кт 76 (60). Переход к применению онлайн-касс по существу представляет собой замену использовавшейся ранее ККТ на технику более высокого уровня, дающую возможность лучшей защиты кассовых данных от изменений и повышающую степень контроля налоговых органов над ними.

Именно с этого рода изменениями связаны основные аспекты обновления порядка применения ККТ. Несмотря на то что их следствием явилась отмена обязательности применения некоторых документов, ранее оформлявшихся при использовании касс, на порядке отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с приемом и выдачей наличных денег через ККТ, эти перемены не сказались. Поэтому бухучет движения денежных средств, прошедших через кассовый аппарат, ведется в прежнем порядке.

: Теги: 5850 9750 ₽ –40%

Какие документы необходимо заполнять при использовании онлайн кассы

› Организации и индивидуальные предприниматели получили возможность отказаться от заполнения части первичной документации. Основание – внесение изменений в ФЗ №84, регламентирующий применение кассового оборудования при операциях с наличностью.

Фискализирована значительная часть документации. Кассовые документы при онлайн кассе — расходные кассовые ордера (движение наличных денег по-прежнему необходимо оформлять).Где купить онлайн-кассу18 августа Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 88 1998 года утверждены унифицированные формы первичных документов, обязательных для ведения кассовых операций.

Постановление Правительства № 470 отменило заполнение некоторых бумаг.Важно!

Решение властей рекомендательное.

Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и предприятия вправе сохранить прежний документооборот при переходе на новую систему.При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:

  • Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
  • Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
  • Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
  • Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).
  • Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
  • Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
  • Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
  • Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
  • Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).

Важно! Согласно законодательным изменениям, субъекты предпринимательства вправе в произвольной форме заполнять необязательные бумаги.С июля 2017 года журнал можно не вести.

Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. В форме КМ-4 регистрируются все притоки и оттоки, поэтому для внутреннего учёта она остаётся полезной.Можно продолжать заполнение КМ-4 в добровольном порядке для фиксирования прихода и расхода финансовых средств.

Эту документацию не надо представлять в налоговый орган.

Журнал операциониста-кассира для индивидуальных предпринимателей имеет особое значение. Для принятия управленческих решений сведения о приходах и расходах очень важны.В целях контроля над поступлением и расходом денег за день или за смену в документе отражают информацию:

  • Объем средств, полученных или потраченных в безналичной или наличной форме.
  • Сумму выручки, поступившую в течение дня или смены.
  • Компаниям, которые не перешли на новый ККТ, необходимо заполнять журнал кассира-операциониста.
  • Начальные и конечные сведения со счётчика ККТ за рабочий период.
  • Деньги, отданные покупателям по чекам за возврат продукции.

По итогам каждого дня или смены вышеобозначенные данные кассир должен вносить в журнал, следуя правилам: ставить прочерки в строках КМ-4, где отсутствует информация; заносить сведения по хронологии.В Федеральном законе №84, регулирующем применение кассового оборудования, определены требования к документации, образующейся в ходе использования онлайн касс (ст.

4.1 п. 4 и 5).Требования в основном затрагивают отчёты и реквизиты чеков, сроки хранения в ФН (30 дней).Важно! Прежде чем начать вести документирование по новой дисциплине, нужно изучить список обязательных к использованию фискальных документов.

Все требования сосредоточены в Приказе ФСН от 21 марта 2017 года № ММВ-7-20/229.Вся документация заполняется в онлайн-кассе.

Она хранится 30 дней в памяти ФН. Автоматический режим выдаёт бумаги Федеральной налоговой службе через интернет.

Если данные не придут в течение суток, кассу заблокируют.Указ БР № 3210-У от 11.03.2014 года определяет фиксирование операций.

Оборот документов сохранён после перехода на новые кассы в режиме онлайн. Все, кто интересуется вопросом, «какие документы нужно заполнить для онлайн касс», получает ответ: все на добровольной основе.

В обязательном порядке оформить приходные и расходные кассовые ордера с занесением в кассовую книгу, бланки строгой отчётности (БСО).Форма № КО-4 – обязательный унифицированный реестр. В нём содержатся сведения о полученных и выданных финансовых средствах с обозначением реквизитов ПКО, РКО получателя; лица, вносившего деньги. Делают записи непосредственно в день совершения операции.

Вести книгу можно в бумажной форме, на компьютере с последующей распечаткой или в электронном виде.В приходном ордере (форма № КО-1) сосредоточена информация о полученных наличных деньгах. Бланк представляет собой непосредственно ордер и отрывную квитанцию.

Кассир заполняет все графы и подписывает оба фрагмента «приходника». К нему прилагается отчёт о закрытии смены.Расходный ордер (форма № КО-2) содержит суммы наличных средств, выданных из кассы.Бланки строгой отчётности печатают посредством онлайн-кассы и представляют покупателю в электронном формате.Из новых документов заполняют чек коррекции и возврата товара, отчёт об открытии и закрытии смены. Коррекционный чек пробивают, если имеет место неучтённая выручка на сумму превышения.

Чек «возврат прихода» оформляется при возвращении покупателю денег за услугу или товар.Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт практически идентичны.

Различия только в их формировании и задачах. Требования к данным в отчёте о закрытии смены определены Приказом ФСН №29.

Z-отчёт зависит от самой кассы.Реквизиты:

  • Наименование организации.
  • Адрес.
  • Число подготовленных чеков.
  • Номер кассы.
  • ИНН организации.
  • ИНН, ФИО кассира, выдавшего отчёт.
  • Данные об итогах смены.
  • Количество не отправленных в ОФД.
  • Время прекращения передачи сведений.
  • Дата и время закрытия.

Работа с онлайн кассой начинается с составления отчёта об открытии смены. Завершив расчётные операции, пробивают отчёт о закрытии смены.Обязательными требованиями к новой документации является автоматическая передача данных в налоговую службу.Лучшие предложения по цене и качествуВажно! Если чеки не будут переданы в ФНС в течение 30 дней, кассу блокируют.Согласно новым законодательным положениям, формы первичной документации, определённой Постановлением Госкомстата, не являются обязательными при использовании кассы-онлайн, какие документы вести, зависит от усмотрения предприятий и лиц, занимающихся предпринимательством.

Изменения не коснулись кассовой книги, бланков строгой отчётности, приходных и расходных ордеров.

3

Загрузка.Поделиться ВКонтактеFacebookОдноклассникиTwitterСтатьи по теме

Добавить комментарий Популярные статьи2084Новые статьи© 2018–2021 – Все права защищеныВнедрение онлайн кассы существенно упростит систему налогового контроля и минимизирует риски сокрытия доходов предпринимателями малого бизнеса.