Положение об архиве федеральный суд

11. Организация использования документов архива


11.1. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).Работник, ответственный за работу архива суда:выдает документальные материалы в структурные подразделения;направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;выдает справки и выписки из архивных документов.11.2.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 26 к настоящей Инструкции).11.3.

Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.11.3.1. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции).11.3.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:выемку архивных документов;сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;проверку физического состояния дела.11.3.3.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа.

На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати — на обороте последнего листа копии.По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда.

На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати — на обороте последнего листа копии.По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда.

В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.11.3.4. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:одного месяца — для использования судьями, работниками суда;шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.11.4.

Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений.

Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 28 к настоящей Инструкции), к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата.

В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.11.5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложениям N 1 к инструкциям N 36, 161.11.6.

Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.11.7.

Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 11.5 и 11.6 настоящей Инструкции.Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.11.8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;потерпевшим;гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;лицам, участвующим в административном деле;лицам, участвующих в деле об административном правонарушении;реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти — родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г.

N 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу.

Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.11.9.

В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.11.9.

Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (уполномоченного им лица).

Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение N 34 к настоящей Инструкции).11.10.

Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия — председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита «Подпись») проставляются штамп «Копия верна» (приложение N 29 к настоящей Инструкции) и гербовая печать суда.Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченным работником архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «Копия».11.11.

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью

«пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____»

(приложение N 30 к настоящей Инструкции) с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.11.12.

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.11.13.

Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.11.14. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.11.15.

Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия — заместителя председателя суда) по письменному заявлению (приложение N 31 к настоящей Инструкции), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.11.16. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке.11.17. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда.11.17.1.

На письменном заявлении (приложение N 32 к настоящей Инструкции) председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.11.17.2.
Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.11.17.2. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).11.17.3.

Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию.

В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.11.17.4.

Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.11.17.5. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении.

Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.11.18.

Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им работниками архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия — на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (заместителя председателя суда).11.18.1. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.11.18.2.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность.

В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения.

Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.11.18.3. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.11.18.4.

В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.11.18.4.

Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, архивных справок (приложение N 33 к настоящей Инструкции) устанавливаются председателем суда.Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.11.19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок.11.20. Работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.В книге выдачи дел из архива суда отмечается: когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено (приложение N 26 к настоящей Инструкции).11.21.

Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов, депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов определяется в соответствии с инструкциями N 36, 161.Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.11.22. Иные, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов определяются председателем суда.

1. Общие положения

1.1.

Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее — Инструкция) является нормативным актом, разработанным на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г.

N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», федеральных законов от 8 января 1998 г.

N 7-ФЗ

«О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

, от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ

«Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации»

, от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г.

N 526 (далее — Правила N 526), Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г.

N 36 (далее — Инструкция N 36), Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161 (далее — Инструкция N 161), и других нормативных правовых актов.1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее — суды, суд), а также определяет правила:составления номенклатуры дел суда;составления описей дел (описей электронных дел ) суда, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда;——————————— Электронное дело — совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.проведения экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии суда;оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда;передачи дел (электронных дел) в архив суда;определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;ведения учета архивных дел ;——————————— Архивное дело (архивный документ) — оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.проверки наличия и состояния архивных дел;организации использования архивных дел;обеспечения сохранности архивных дел;передачи архивных дел на хранение в государственный архив.1.3.

Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда.1.4. Приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.1.5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.1.6.

Согласование (утверждение) номенклатуры дел суда, описей дел суда и других документов с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.Номенклатура дел суда, описи дел суда и другие документы судов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией соответствующего суда и утверждаются председателем суда.1.7. Порядок организации комплектования, хранения, учета и использования документов окружных (флотских) военных судов, гарнизонных военных судов определяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в военных судах, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2014 г. N 219.1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела.

Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.1.9. Поступление в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2016 г.

N 251, не влечет обязательности формирования электронного дела.1.10. Комплектование, хранение, учет и использование решений и материалов, поступивших из третейских судов, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Разрабатываем положение об архиве

21 Октября 2021 в 11:24 Типовое положение об архиве — это документ, который определяет порядок хранения бумаг, появившихся в процессе деятельности предприятия.

Не каждый экономический субъект обязан разрабатывать такой внутренний акт, но в случае необходимости очень важно его правильно составить и утвердить.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Любой факт экономической деятельности предприятия подтверждается документом.

Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых компанией.

Для ознакомления с правилами хранения документации рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:

  • — дает общее представление.
  • , где представлено примерное положение об архивном деле в организации. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот приказ — основной.
  • . Несмотря на то что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования.
  • . Этот приказ потребуется, если необходимо составить, например, документ для школы или суда.
  • Прочие.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, .

В заявлено, что предприятия вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации.

И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг. Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, . Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем утвердить положение об архиве, где будут четко описаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты работы архивного отдела.

За организацию архивного дела по закону отвечает руководитель.

Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица.

Это допустимо и в небольших компаниях. Как следует из , утвержденного , для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки.

Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такой документ, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.

Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие установлены требования к содержанию. Но есть примерный документ от Росархива (типовой) с указанием, что регулирует положение об архиве организации, который рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:

  • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
  • выдача документации, попавшей на хранение.
  • Права. Среди них:
    • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
    • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
    • выдача документации, попавшей на хранение.
  • Общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел.
  • Задачи и функции архивного отдела в компании.

    К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища.

  • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
  • Документация, которая должна попадать на хранение.

Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение.

Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики. Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами.

Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.

Автор: Краткий курс по охране труда: как работать после изменений Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации.

В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах. Их могут не востребовать в течение долгого периода.

Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг иногда аукается во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. 30 Мая 2021 в 22:29 Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

14 Февраля 2021 в 16:21 Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией. 28 Июня 2017 в 16:44 10 Февраля 2021 01 Июня 2021 02 Сентября 2021 21 Января 2021 21 Октября 2018 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г.

N 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»

В соответствии с Федерального закона от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.

4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст.

611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст.

6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю: Утвердить прилагаемое об архиве организации. Руководитель А.Н. Артизов Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 августа 2018 г.

Регистрационный N 51895 УТВЕРЖДЕНО Федеральногоархивного агентстваот 11.04.2018 г. N 42 Примерное положениеоб архиве организации I.

Общие положения 1. Примерное положение об архиве организации (далее — Примерное положение) разработано в соответствии с Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034). 2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее — Архив организации). 3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация. 4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации.

Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации. Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации. 5. Архив организации в своей деятельности руководствуется от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст.

6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст.

611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст.

6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст.

3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , локальными нормативными актами государственного органа. II. Состав документов Архива организации 6.

Архив организации хранит: а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации; б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций — предшественников (при их наличии); в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии); г) фонд пользования (архива) (при наличии); д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации 7. К задачам Архива организации относятся: 7.1.

Организация хранения документов, состав которых предусмотрен Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации. 7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации. 7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации. IV. Функции Архива организации 8. Архив организации осуществляет следующие функции: 8.1.

Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком. 8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации. 8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации .

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации. 8.5. Осуществляет подготовку и представляет: а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов; б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения; в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу; г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов; д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов. 8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства. 8.17. Оказывает методическую помощь: а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел; б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации. V. Права Архива организации 9.

Архив организации имеет право: а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации; б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации; в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации; г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком; д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения. —————————— 1 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034). 2 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.:Стандартинформ, 2014 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения

«. — М.:Стандартинформ, 2014 4 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «

Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034). Утверждено примерное положение об архиве организации. Оно распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов Архив создается на правах структурного подразделения. В нем осуществляется хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения; подготавливаются документы к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

Организация разрабатывает положение об архиве. Оно подлежит согласованию на предмет соответствия его примерному положению, после чего утверждается руководителем организации. Определены основные задачи, функции и права архива.

Приведен состав документов, находящихся на хранении.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 августа 2018 г. Регистрационный N 51895 Настоящий приказ c 26 августа 2018 г.