Расходы на бензин при использовании личного транспорта

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин


Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела. Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

Елена Галичевская 6 мая 2021 Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин.

Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения. Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем.

Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку. Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ , далее — Положение о командировках).

В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п.

7 ). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 ). А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина.

Это делается на основании кассовых чеков. Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами.

От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС ). После этого работодатель издает:

  1. приказ о выплате компенсации;
  2. соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. ТК РФ, Письмо Минфина ).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина ).

А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства ):

  1. 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.
  2. 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина ).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля. В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем. По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

Важные детали:

  1. Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  2. Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без.

Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. НК РФ, Письмо Минфина ). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. , пп. 1 п. 1 ст. НК РФ).
1 ст. , пп. 1 п. 1 ст. НК РФ).

Вид договора Страховые взносы НДФЛ Аренда транспортного средства без экипажа не начисляются удерживается Аренда транспортного средства с экипажем начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем удерживается Елена Галичевская, редактор-эксперт Подписаться × О Ольга Почему бухгалтер оформляет приказ и служебное задание? А отдел кадров чего тогда оформлять будет? 2 Ответить Загрузить ещё

Как правильно учесть расходы на личный автомобиль для служебных нужд

Известно, что работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, последний обязан выплатить компенсацию за использование и износ (амортизацию) автомобиля.

Помимо этого, работодатель также обязан возместить работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), при условии их документального подтверждения. Размер возмещения расходов определяется в сумме, предусмотренной письменным соглашением, заключенным между работодателем и работником (ст.

188 ТК РФ). Причем стороны соглашения вправе установить любой размер компенсации за использование автомобиля и суммы возмещаемых затрат.

Между тем не любую сумму работодатель впоследствии может учесть при налогообложении.

Дело в том, что при использовании легкового автомобиля работника в служебных целях в расходах при налогообложении прибыли можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от типа используемого транспортного средства и объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264). Организации, применяющие УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», в силу пп.

12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ также вправе признать указанные расходы в пределах установленных нормативов. Сами нормативы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92: Объем двигателя легкового автомобиля Норматив (руб./мес.) До 2 000 куб. см включительно 1 200 Свыше 2 000 куб.

см 1 500 Обратите внимание Размер суммы, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, налоговым законодательством не ограничен.

В Минфин указал, что расходы в виде стоимости ГСМ, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываться в целях налогообложения прибыли в пределах норм, установленных Правительством РФ, и при условии соблюдения критериев ст.

252 НК РФ. Данная позиция не является новой, прежде она была высказана финансистами в , от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239.

Подтвердить подобные расходы можно посредством следующих документов: письменного соглашения, приказа руководителя о возмещении затрат, копий регистрационных документов на автомобиль (см. Письмо Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629).

Кроме того, Минфин в названном письме отметил, что ст. 188 ТК РФ предусматривается компенсация за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях применения гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

Сказанное справедливо также в отношении автомобиля, находящегося в совместной собственности супругов, так как в силу ч. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим владения этим имуществом. Итак, несмотря на то, что позиция чиновников финансового ведомства, высказанная в комментируемом письме, обоснована уже давно устаревшими нормативами, тем не менее с точки зрения закона данная позиция является безупречной.

Хотя и несправедливой (по мнению автора) с учетом нынешних реалий.

Судите сами. Вышеупомянутые правительственные нормативы были утверждены в 2002 году. Напомним, на тот период средняя стоимость одного литра бензина составляла около 10 руб. С тех пор расчет расхода топлива автомобильным транспортом принципиально не изменился, а вот его цена заметно выросла. Далее в таблице приведены (для сравнения) средние показатели цены на бензин в разрезе по годам.
Далее в таблице приведены (для сравнения) средние показатели цены на бензин в разрезе по годам.

Марка бензина Изменение средней цены на бензин по годам Года 2002 2005 2008 2011 2014 2015 2016 А-92 9,80 16,80 20,10 27,40 29,40 32,20 34,85 А-95 11,00 18,00 22,80 30,00 32,50 35,05 37,90 Если ранее (в 2002 году) норматив в размере 1 200 руб.

покрывал затраты на приобретение 109,09 л А-95, то в нынешнем (2016) году бензина указанной марки на эту сумму можно приобрести в три раза меньше – всего лишь 31,67 л. С учетом названных обстоятельств организациям в настоящее время стало невыгодно использовать личный транспорт своих сотрудников в служебных целях, поскольку все затраты на его эксплуатацию сверх установленных лимитов должны оплачиваться за счет прибыли предприятия.

Ведь, как пояснил Минфин (см.

Письмо от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239), в размерах вышеупомянутых нормативов, определенных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (в том числе на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотруднику, использующему личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях).

В этом смысле экономически более выгодной правовой конструкцией для организации является заключение с работником договора аренды (с экипажем – ст.

632 ГК РФ или без – ст. 642 ГК РФ) на автомобиль. При заключении подобных договоров организация сможет признать в целях налогообложения гораздо больше расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием арендованного автомобиля.

Напомним, тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Добавим: если машина находится в совместной собственности супругов, то на суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя автомобиля, зарегистрированного на супругу работника, страховые взносы не начисляются (см. Письмо Минтруда России от 27.07.2016 № 17-3/В-291).

Это следует из норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23‑р, и их предшественника, утвержденного Минтрансом России 29.04.2003. Источник: Журнал : Теги: 7410 12350 ₽ –40%

  1. © 2001 — 2021, Клерк.Ру.

18+

Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ

По теме Читайте все материалы (129) по теме . Есть обновление (+2), в том числе: 27 июля 2021 г.

10:06 ИА С сотрудником организации заключен , который предусматривает разъездной характер работы.

Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался.

ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров.

Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива. Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании НК РФ или НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах. Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях.

Обоснование позиции: С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда ( ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (, ТК РФ).

Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются. Смотрите также . Заработная плата. Согласно ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
Согласно ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании НК РФ.

Данные разъяснения приведены в Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N , от 18.08.2008 N . Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N , от 19.04.2007 N ). Эта позиция вновь была озвучена в Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда ( НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев НК РФ.

Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики). Отметим также, что НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям НК РФ ( Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080).

Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля ( Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N , УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N , от 13.11.2006 N , от 14.11.2006 N , от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

В данном случае указанное условие выполняется. Согласно НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям ( НК РФ, НК РФ) при условии выполнения требований НК РФ. Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт.

Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты? Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля?

Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)?

(информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2021 г.)). Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя ( ФНС России от 13.11.2018 N В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (, НК РФ). В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету. На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях.

Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу. Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (, НК РФ). Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (, НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом: — . Учет выплат при разъездном характере работы. Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий Ответ прошел контроль качества 22 мая 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Расходы на бензин личный транспорт


Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:».Пунктом 7 Порядка предусмотрено, что при приобретении билетов, оформленных в бездокументарной форме, оплате топлива при проезде личным транспортом документами, подтверждающими расходы по оплате проезда, провозу багажа, являются: чеки контрольно-кассовых машин; слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо; подтверждение кредитной организации, в которой подотчетному лицу открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведенной операции по оплате билета, оформленного в бездокументарной форме, топлива при проезде личным транспортом; документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, приравненном к кассовому чеку, другие документы, установленные законодательством Российской Федерации.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Частично удовлетворяя требования истца, суд взыскал в его пользу с Управления Пенсионного фонда РФ сумму компенсации расходов за провоз багажа, возмещение расходов по уплате государственной пошлины.

При этом суд отказал в удовлетворении требований истца о взыскании расходов, связанных с переездом неработающего пенсионера из районов Крайнего Севера.

Как указал суд, в силу ч. 6 ст. 35 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 неработающим пенсионерам и членам их семей, находящимся на их иждивении, в случае переезда из районов Крайнего Севера к новому месту жительства однократно компенсируются расходы на оплату стоимости проезда к новому месту жительства и стоимости провоза багажа. При этом согласно п. 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 11.12.2014 N 1351, компенсация стоимости проезда личным автомобильным транспортом производится в размере фактически произведенных расходов на оплату топлива, но не выше стоимости, рассчитанной на основе базовых норм расхода топлива для автомобилей общего назначения.

Базовые нормы расхода топлива для автомобилей общего назначения установлены Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Министерства транспорта РФ от 14 марта 2008 г.

N АМ-23-р. Между тем модификация автомашины, на которой истец осуществлял переезд, в Методических рекомендациях не поименована. При отсутствии рассчитанной базовой нормы расхода топлива для автомобиля истца считать, что фактически произведенные пенсионером расходы на оплату топлива ниже базовых норм, нельзя. Следовательно, компенсировать фактически произведенные расходы на оплату стоимости израсходованного топлива при указанных обстоятельствах невозможно.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Таким образом, кроме указания на экономическую оправданность расходов, налоговое законодательство не содержит положений о необходимости нормирования затрат на топливо и смазочные материалы, за исключением случая нормирования расходов при использовании личного транспорта в служебных целях в соответствии с Постановлением N 92. Кроме того, Минтранс России не относится к органам исполнительной власти, уполномоченным осуществлять функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере налогов и сборов (статья 4 НК РФ). Для проверки правильности расчета стоимости проезда личным транспортом судами применялись Методические рекомендации норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г.

N АМ-23-р, исходя из которых определяется нормативный расход топлива.

Таким образом, кроме указания на экономическую оправданность расходов, НК РФ не содержит положений о необходимости нормирования затрат на топливо и смазочные материалы, за исключением случая нормирования расходов при использовании личного транспорта в служебных целях в соответствии с постановлением N 92. Кроме того, Минтранс России не относится к органам исполнительной власти, уполномоченным осуществлять функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере налогов и сборов (статья 4 НК РФ).

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

23 мая 2012 23 мая 2012 Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем Многие организации принимают на работу водителей, использующих для служебных поездок собственную машину.

Оформить такое сотрудничество можно , но при каждом возникают трудности со списанием бензина. Мы рассмотрели моменты, которые чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров и у индивидуальных предпринимателей. Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа.

Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает.

В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату.

При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация. На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время.

Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные.

В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель. Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля.

Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты. Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр.

Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее.

Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «»). Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое — личным.

В начале «рабочего» периода необходимо снять показание одометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе. После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.

При использовании этого метода надо учесть две важных детали.

Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером. Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой.

Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы.

Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот.

Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену. Вторая деталь — назначить работника, который будет снимать показания одометра.

Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны.

Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра. В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов. Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа.

В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом — с начала месяца и до конца недели (смены).

Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Эта система контроля подразумевает, что для каждого сотрудника-арендодателя установлен некий лимит средств, которые он ежемесячно тратит на бензин во время служебных поездок. Деньги, израсходованные на бензин сверх лимита, водитель платит «из своего кармана», причем соответствующий пункт есть в трудовом договоре.

Существуют разные способы реализации такой системы. В некоторых организациях используют так называемые топливные карты.

Для этого деньги переводят на счет топливной компании, и та выдает карты, при помощи которых можно расплачиваться на автозаправочной станции. Количество карт соответствует числу водителей-арендодателей, а сумма на каждой карте равна ежемесячному лимиту.

Встречается и другой вариант, когда организация просто выдают сумму лимита из кассы. Система, основанная на лимитах, проста в применении, когда маршрут передвижения и расход бензина изо дня в день примерно одинаков. Если же по производственной необходимости произошел перерасход, бухгалтеру придется оформить дополнительные бумаги: распоряжение директора и справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

Из этих документов должно четко следовать, по какой причине водитель не уложился в лимит, и какую сумму ему пришлось переплатить. Тогда превышение можно списать за счет организации и отразить в налоговом учете, а водителю выдать дополнительную сумму. Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя.

Он основан на Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы.

Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ. В большинстве организаций водители «загружены» по-разному: кто-то ездит по городу, кто-то выезжает в другие регионы, одни развозят товар на десятки точек, другие — на две-три точки и т д.

Соответственно, машины эксплуатируются не одинаково, и логично установить для каждой свой, индивидуальный, размер компенсации. Никаких препятствий для этого нет, но нужно учесть ограничение, которое закреплено в подпункте 11 пункта 1 НК РФ.

Согласно этой норме, облагаемую базу разрешено уменьшить не на всю сумму компенсации, а лишь на величину в пределах норм, установленных .

Таких норм три: для легковых авто с объемом двигателя 2000 куб. см. и менее — 1200 руб. в месяц; для легковых авто с объемом двигателя более 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц; для мотоциклов — 600 руб.

в месяц. Таким образом, величина норматива зависит только от объема двигателя, а количество «рабочих» поездок и их расстояние на норматив не влияют. Следовательно, даже если руководитель утвердит для водителей разные величины компенсации, в налоговом учете будут отражены только суммы в пределах норматива. Обойти это правило можно, если помимо трудовых договоров заключить с собственниками машин гражданско-правовые договоры.

Тогда сверхнормативные суммы можно списать как вознаграждение по договору подряда.

Этот вывод подтверждается в .

Но у такого варианта есть существенный минус. Дело в том, что с выплат по гражданско-правовому договору нужно делать отчисления в фонды, тогда как компенсация от взносов освобождена. Много путаницы возникает из-за списания расходов на бензин в ситуации, когда сотруднику-собственнику машины выплачивается компенсация.

Суть всех неясностей сводится к следующему: может ли компания помимо компенсации выдавать работнику-владельцу машины деньги на бензин и отразить их в учете? Или компенсация уже включает в себя стоимость горюче-смазочных материалов, и списать их повторно нельзя? Некоторые эксперты полагают, что затраты на топливо входят в компенсацию.

Подобную позицию несколько лет назад высказывал и Минфин России (). Однако, на наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую.

Такой вывод прямо следует из ТК РФ, где компенсация за износ личного имущества упомянута отдельно от возмещения расходов, связанных с его использованием. Значит, организация вправе учесть при налогообложении деньги, выданные сотруднику на бензин, в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции. Затруднения возникают и у предпринимателей, которые используют личный автомобиль для осуществления предпринимательской деятельности.

Не совсем понятно, как правильно оформить такую эксплуатацию, чтобы без проблем списать издержки на бензин, техосмотр и ремонт. На практике применяются различные варианты оформления.

Первый — заключить договор аренды автотранспортного средства без экипажа.

В рамках этого договора ИП выступает сразу в двух ролях: арендодателя и арендатора. По условиям договора все расходы, связанные с машиной, несет арендатор. Как следствие, он имеет полное право учесть эти суммы при налогообложении.

Формально все законно, но по сути договор, заключенный с самим собой, выглядит несколько абсурдно. Второй вариант подразумевает, что предприниматель выплачивает себе компенсацию за износ собственного автомобиля, и плюс к этому возмещает расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр. Такой подход тоже производит довольно странное впечатление, ведь речь идет не о двух сторонах — работнике и работодателе, а об одном и том же человеке.

Третий вариант предусматривает составление письменного решения с перечнем имущества, которое ИП использует в своей предпринимательской деятельности.

В этом списке, в числе прочего, поименован автомобиль.

Благодаря этому, предприниматель может беспрепятственно списать все суммы, связанные с эксплуатацией машины. Именно этот вариант кажется нам наиболее обоснованным и простым в применении.

* Нормы расхода приведены в Методических рекомендациях, введенных в действие .

154 144 154 144 154 144 154 144

  • Да, может установить и учесть в полном объеме в налоговом и бухгалтерском учете
  • Возмещение расходов, связанных с использованием имущества
  • Если это компенсация за использование
  • Компенсация за использование, износ (амортизацию)
  • Какие выплаты предусмотрены в Трудовом кодексе для сотрудника, который использует личное имущество в интересах и с ведома работодателя?
    • Компенсация за использование, износ (амортизацию)
    • Возмещение расходов, связанных с использованием имущества
    • Компенсация за использование, износ (амортизацию) и возмещение расходов, связанных с использованием имущества
  • В каком случае работодатель должен начислить страховые взносы на сумму, выплаченную сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях?