Журнал регистрации приказов о командировке

Регистрация и срок хранения приказов на командировку


14 февраля 2021

  1. /
  2. /
  3. /

Срок хранения приказов на командировку — это период, в течение которого указанный документ должен храниться на предприятии. О том, как он составляется и каков срок его хранения, рассказываем в нашей статье. Согласно ст. 166 командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы.

Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками. Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ

«Об особенностях направления работников в служебные командировки»

от 13.10.2008 № 74. До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

  • Служебное задание.
  • Командировочное удостоверение.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов.

Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр. Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя.

Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

  1. форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.
  2. форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки. Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов. Подробнее о том, как производится нумерация приказов, вы узнаете из статьи .

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ.
Это удобно, поскольку помогает:

  • Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
  • Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.
  • Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Журнал регистрации может включать следующую информацию:

  • Занимаемую должность.
  • Реквизиты командировочного удостоверения.
  • Порядковый номер.
  • Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
  • Иные сведения.
  • Место, куда направляется сотрудник.
  • Даты отъезда и приезда работника.
  • Данные лица, оформляющего поездку.
  • Подпись лица, на которого оформляется поездка.

Скачать образец журнала учета можно, пройдя по ссылке: Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение.

Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов. Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам. На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

  • Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
  • Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет.

Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет.

При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013.

По завершении срока хранения приказы на командировки можно уничтожить, соблюдая особый порядок (читайте о порядке уничтожения ) и составив специальный .

*** Приказ о направлении в командировку является основным документом, в соответствии с которым происходит направление сотрудника в служебную поездку.

В действующем законодательстве не закреплена обязанность по ведению журнала учета указанных бумаг, однако работодатель вправе использовать его для собственного удобства. Срок хранения приказа при этом составляет 5 лет. Более полную информацию по теме вы можете найти в .

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Автор:

Журнал регистрации приказов по отпускам и командировкам образец

Обеспечить надлежащий учет кадровой распорядительной документации помогает журнал регистрации.В нем отражаются данные об оформленных приказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.Распоряжения с разными сроками хранения нужно регистрировать отдельно.Приказы об ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться 5 лет, регистрировать их нужно в отдельной книге.Учет и регистрация приказов ведется обычно в тех организациях, где большая численность персонала.Отражения данных об оформленных распоряжениях в отдельной сводной книге не дает запутаться в оформленной документации, позволяет в короткие сроки определить, когда и кто уходил в отпуск, какие изменения вносились в порядок его предоставления.Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить новому документу номер.Кроме того, такой учет позволяет быстрой найти нужный документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения обязательств работодателем.Законодательство не содержит обязательства по оформлению журнала регистрации, так как функцию учета предоставляемых отпусков выполняет график Т-7.Однако компания вправе сама по своему желанию вести учет оформленных распоряжений в журнале, если ей это удобно.Форма журнала учета и регистрации не установлена.Компания может разработать свой удобный бланк, никаких строгих требований не предъявляется, так как данная учетная книга нужна исключительно для внутренних нужд организации, и проверяющими органами никогда не запрашивается.Оформляется журнал обычно в виде таблицы, в которой проводится регистрация очередного приказа.Зарегистрировать распоряжение о предоставлении отпуска – это, значит, внести основные сведения о нем в табличную часть журнала.Обычно в книгу включают графы со следующими наименованиями:

  1. порядковый номер записи;
  2. его должность или профессия;
  3. номер распоряжения – присваивается в соответствии с разработанной в организации нумерацией;
  4. дата составления приказа;
  5. примечание – любая дополнительная информация.
  6. подразделение, где работает;
  7. продолжительность отдыха – также переносится из распоряжения;
  8. документ основание – заявление работника или график;
  9. дата начала и окончания отпуска из приказа;
  10. вид предоставляемого отдыха – рекомендуется приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках регистрировать отдельно от прочих, у которых больший срок хранения, если журнал предназначен исключительно для учета и регистрации распоряжений об ежегодном отдыхе, то данную графу можно исключить;
  11. ФИО работника, которому предоставляется ежегодный отдых;

Это примерное содержание граф, которые включают исчерпывающую информацию об оформленном документе. По желанию графы можно изменить – сократить или дополнить.Журнал лучше вести отдельно для приказов с разным сроком хранения.Распоряжения, касающиеся ежегодного отпуска (его предоставления, переноса, продления), должны храниться 5 лет.Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше регистрировать в отдельных книгах.Если журнал оформляется в бумажном виде, то рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью, то есть оформить по стандартным правилам ведения учетных книг.Можно вести регистрацию в электронном виде, это упрощает процесс, при этом позволяет вести учет документации без нарушения правил трудового законодательства.Хранить журналы следует 3 года.Скачать журнал учета и регистрации приказов об ежегодном отпуске – образец.Так выглядит образец:Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях.

Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.Рекомендуется регистрировать распорядительную документацию по ежегодным отпускам отдельно.Источник: https://praktibuh.ru/kadrovyj-uchet/otpusk-ezhegodnyj/zhurnal-registratsii-prikazov.htmlЭтот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  1. переводе на другую должность;
  2. об отпуске;
  3. изменении заработной платы или премировании;
  4. о командировке.
  5. увольнении;
  6. изменении персональных данных;
  7. о приеме на работу;

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет.

Поэтому так важно вести правильный учет.Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы.

Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации.

Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.Регистрация помогает решить 3 задачи:

  1. контроль исполнения;
  2. учет;
  3. возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация.

К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.Формой для регистрации может быть:

  1. база данных.
  2. журнал или книга;

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ.

Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены.

Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа.

Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  1. хранение и архивирование бумаг компании.
  2. регистрация изданных компанией кадровых документов;
  3. быстрый поиск точной информации и документов о работниках;

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо.

Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.СоветОбразец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать.
Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.СоветОбразец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать.

В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.Обратите вниманиеВедение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  • Дата издания.
  • Уникальный номер регистрации в программе.
  • Краткое описание.
  • Исполнитель.
  • Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие.

    В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.СкачатьСроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания.

    Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

    1. о ежегодных оплачиваемых отпусках;
    2. о дисциплинарных взысканиях;
    3. о краткосрочных командировках по России и за рубеж.
    4. о дежурствах;
    5. об учебных отпусках;

    Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558).

    Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу.Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет.

    Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

    1. краткосрочных командировках по России и за рубеж.
    2. ежегодных оплачиваемых отпусках;
    3. учебных отпусках;
    4. о дисциплинарных взысканиях;
    5. дежурствах;

    СоветРеокмендуем! Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п.

    3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:

    1. на бумажном носителе;
    2. в электронном виде.

    Обратите внимание! Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге.

    Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.ВажноХранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью.

    На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:

    1. количество прошитых листов;
    2. должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
    3. его подпись.

    Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде). Далее приведем общие рекомендации по ведению журнала на бумажном носителе, основанные на сложившейся практике делопроизводства.Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:

    1. лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
    2. об организационно-правовой форме и наименовании организации;
    3. сроке хранения.
    4. дате начала и окончания ведения журнала;
    5. видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);

    Узнайте к чему: Заявление на возврат НДФЛ за обучениеОсновное содержание журнала определяется организацией по собственному усмотрению.

    Обычно он ведется в форме таблицы, включающей перечисленную ниже информацию:

    1. дату издания распорядительного документа;
    2. наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.
    3. вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
    4. порядковый номер записи;
    5. номер распорядительного документа;
    6. Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;

    Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.Журнал регистрации — пример.Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу.

    Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.Список необходимых действий выглядит так:

    1. Вести учет компенсаций за неиспользованный отпуск.
    2. Следить за равномерностью ухода в отпуск работников;
    3. Вести учет дополнительных отпусков;
    4. Контролировать пересечение отпусков, больничных и командировок;
    5. Вести учет отзывов;
    6. Вести учет остатка отпуска;
    7. Информировать сотрудника перед отпуском;
    8. Вести учет неплановых отпусков;
    9. Предусматривать возможность продления;
    10. Учитывать период, за который положен отпуск;
    11. Анализировать пересечение их между собой;
    12. Составить график отпусков;

    Журналы учета и регистрации При ведении журнала регистрации не желательно сразу проставлять дату окончания отпуска, т.к.

    работника могут вызвать на работу или он может выйти на больничный. Хотя некоторые специалисты все же вносят эту информацию, а затем вносят правки или замечания.Как оформить ежегодный отпускВ случае болезни работника, ушедшего в отпуск, если им был предоставлен больничный лист, дата выхода его на работу должна быть изменена на количество дней, проведенных на больничном.

    Иногда возникает вопрос: кто решает, переносить или продлевается отпуск – работодатель или работник? В этом случае обратиться к Правилам об дополнительных и очередных отпусках, утв.Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч.

    1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ.

    Пункт 17. В этом правиле в частности в п.18, указано, что в том случае, если причины, мешающие работнику уйти в отпуск (болезнь) наступили до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, то дата выхода определяется путем договоренности между работодателем и работником.Как оформить предоставление ежегодного отпуска№ Дата № приказа Ф.И.О. работника Отдел или подразделение или должность Вид отпуска Даты начала и окончания Количество дней отпускаОснование для предоставления отпуска1.

    15.08.2016 38 Пенкин Олег Викторович слесарьЕжегодныйРегистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск.

    Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а.

    Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников.Источник: https://storm24.media/news/238508Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро.

    При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал.

    Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:Важно!

    Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов.

    Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации.

    В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

    1. срок хранения книги;
    2. название компании;
    3. дата начала и окончания ведения;
    4. должность ответственного работника, его ФИО.

    часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

    1. основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
    2. дата приказа — данные из распоряжения;
    3. примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.
    4. номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
    5. продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
    6. вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
    7. номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
    8. данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
    Рекомендуем прочесть:  Мнимые сделки между бенефицирами

    Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров.

    Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге.

    Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.Например:

    1. о направлении в командировку.
    2. о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
    3. о переводе на другую должность или в другое подразделение;
    4. о привлечении к работе сверхурочно;
    5. о дисциплинарном взыскании;
    6. об увольнении;
    7. о выплате вознаграждений;
    8. о приеме на работу;
    9. о замещении отсутствующего сотрудника;

    Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.Для любого приказа по личному составу должно быть основание.Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление.

    Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к.

    это удобно.В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов.

    Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

    1. наименование документа;
    2. номер;
    3. дата;
    4. Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
    5. смысловая часть;
    6. название организации;
    7. основание;
    8. отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
    9. подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

    При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к.

    служат основанием для оплаты.

    Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.Важно!Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству.

    Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.Образец приказа по личному составу:Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор.

    За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.). Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводствоМы разработаем ЛНА, отвечающие действующему законодательству, оформим все виды приказов по личному составу и другие кадровые бумаги в срок и по правилам.

    В любой момент вы будете готовы к трудовой проверке и разбирательствам с сотрудниками.Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале.

    Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

    1. командировкам и т.д.
    2. отпускам;
    3. увольнениям;
    4. приему на работу;

    Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

    Обязательные кадровые документы, наличие которых важно контролировать руководителюСколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв.

    приказом от 25.08.2010 № 558).Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

    1. приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
    2. те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
    3. приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

    Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учетаЧтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice.

    Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.Источник: https://1C-WiseAdvice.ru/company/blog/prikazy-po-lichnomu-sostavu-2019-vidy-obrazets-zapolneniya/ Ндс в бухгалтерском учёте – проводки, примеры Налог на добавленную стоимость – один из Штрафы ГИБДД по фамилии имени отчеству и дате рождения Начнём с того что проверить Обжалование штрафа за телефон за рулем Бесплатная консультация юриста по телефону: Чтобы не получать Что грозит за работу без ИП в 2021 27 декабрь 2018 123 386 Вести Штраф за нарушение правил движения на пешеходном переходе под знак обгон запрещен В ПДД Сколько нужно ездить со знаком «начинающий водитель» Самое важное по теме: «сколько нужно ездить

    Правила ведения журнала регистрации командировок

    » Журнал регистрации командировок ­– это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д.

    Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.

    Поездки работников организации в другие населенные пункты для выполнения задач предприятия, согласно ст. 166 ТК, называются командировками. Ст. 167 ТК гарантирует оплату труда в эти периоды.

    Помимо этого, компания оплачивает траты, связанные с поездкой:

    1. траты на проживание (аренду жилья или гостиницы);
    2. другие необходимые затраты в служебных целях, подтвержденные соответствующими документами.
    3. ;
    4. стоимость проезда до пункта назначения;

    В журнале местных командировок указывается:

    1. подтверждение пребывания сотрудников вне рабочего места в связи с отправкой в командировку;
    2. описание поставленных целей и их выполнение;
    3. получение сведений о частоте деловых контактов и т.д.

    Ранее ведение учета регулировалось положениями приказа Министерства здравоохранения и социального развития № 739н.

    Однако 17 сентября 2015 года обязательность их заполнения была отменена. Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета. Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н.

    Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет. Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.

    Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия. Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии.

    В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:

    1. дата издания и номер командировочного удостоверения;
    2. сведения о принимающей стороне.
    3. порядковый номер записи;

    Дополнительно могут указываться:

    1. должность командированного;
    2. дата прибытия и отбытия, срок пребывания;
    3. краткое описание задания.
    4. дата издания и номер приказа о направлении работника в служебную командировку;

    Вам может быть интересно: ?

    В части сведений о прибытии указывается следующая информация:

    1. дата прибытия работника по месту назначения.
    2. полное наименование предприятий (отправляющей и принимающей стороны);
    3. порядковый номер вносимой записи;
    4. Ф. И. О. и должность работника, выбывающего в командировку;

    ВАЖНО!

    Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа. Когда оформление журнала регистрации командировок было обязанностью всех организаций, его отсутствие классифицировалось как нарушение норм Кодекса об административных правонарушениях.

    В отношении работодателя назначались следующие меры ответственности:

    1. для юридических лиц – штраф 30-50 тыс. руб. или приостановление работы предприятия на срок до трех месяцев.
    2. для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – штраф в размере 1-5 тыс. руб.;

    При повторных нарушениях ответственный за ведение журнала по решению суда мог быть отстранен от должности на период до 3 лет.

    С 2015 года вести журнал учета необязательно, соответственно, все меры ответственности за его отсутствие упразднены. Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Руководитель организации может не иметь возможности вовремя подписывать документацию. В связи с этим применяется 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    В нем содержатся сведения При покупке жилой недвижимости гражданин получает право на вычет. Оно позволяет вернуть часть потраченных Индивидуальные предприниматели нанимают сотрудников по общим правилам.